आंतरिक नियंत्रण और ऑडिट को किसी भी कंपनी में जगह का गर्व होना चाहिए जिसके पास सीमित संसाधन हैं और वह दिवालिया नहीं होना चाहती है। रूस की विशालता में, यह पहलू विधायी और संस्थागत और पेशेवर दोनों दृष्टि से अपनी प्रासंगिकता नहीं खोता है। तो एक आंतरिक लेखा परीक्षा संगठन क्या है?
शब्दावली से निपटना
आइए बुनियादी अवधारणाओं पर ध्यान दें और सबसे पहले हम विश्लेषण करेंगे कि आंतरिक ऑडिट क्या है। इस वाक्यांश का उपयोग संरचना और प्रबंधन इकाइयों के काम के विभिन्न पहलुओं को नियंत्रित करने के लिए संगठन के आंतरिक दस्तावेजों द्वारा विनियमित गतिविधियों को निरूपित करने के लिए किया जाता है, जो कि स्थापित ढांचे के भीतर अधिकृत निकाय के प्रतिनिधियों द्वारा किया जाता है।
सूचना का अंतिम उपभोक्ता निदेशक मंडल, शेयरधारकों या कंपनी के सदस्यों की एक आम बैठक, एक कार्यकारी निकाय आदि हो सकता है।
प्रबंधन लिंक को सिस्टम के विभिन्न तत्वों को प्रभावी ढंग से नियंत्रित करने में मदद करने के लिए पीछा किया गया लक्ष्य है। मुख्य कार्य -रुचि के विभिन्न मुद्दों पर विश्वसनीय जानकारी प्रदान करते हैं। आंतरिक लेखा परीक्षक सामान्य कार्य करते हैं:
- नियंत्रण प्रणाली की पर्याप्तता का आकलन करें। इसका अर्थ है लिंक की जांच करना, पहचानी गई कमियों को दूर करने के उद्देश्य से तर्कसंगत और उचित प्रस्ताव प्रदान करना, साथ ही प्रबंधन दक्षता बढ़ाने के लिए सिफारिशें तैयार करना।
- प्रदर्शन का मूल्यांकन। इसका तात्पर्य है संगठनों के कामकाज के विभिन्न पहलुओं के लिए विशेषज्ञ आकलन की प्रस्तुति, साथ ही उनके सुधार के संदर्भ में तर्कपूर्ण प्रस्तावों का प्रावधान।
प्रजातियों की विविधता
आंतरिक ऑडिट सिस्टम क्या हो सकता है? हाइलाइट करें:
- प्रबंधन प्रणाली का कार्यात्मक ऑडिट। यह आर्थिक गतिविधि के किसी भी वर्ग की उत्पादकता और दक्षता का मूल्यांकन करने के लिए किया जाता है।
- क्रॉस-फंक्शनल ऑडिट। विभिन्न कार्यों के प्रदर्शन की गुणवत्ता के साथ-साथ देश में परस्पर संबंध और बातचीत का आकलन करता है।
- प्रबंधन प्रणाली का संगठनात्मक और तकनीकी लेखा परीक्षा। यह विभिन्न कड़ियों पर नियंत्रण के अभ्यास में प्रदर्शित होता है। प्रबंधन से जुड़ी हर चीज रुचिकर होती है। तकनीकी और/या संगठनात्मक तर्कसंगतता पर विशेष ध्यान दिया जाता है।
- गतिविधियों का ऑडिट। इसमें सुधार के अवसरों की पहचान करने के लिए एक वस्तुनिष्ठ सर्वेक्षण और कार्य के सभी क्षेत्रों और चल रही परियोजनाओं का व्यापक विश्लेषण करना शामिल है। के अलावा,संगठन को बाहरी वातावरण से जोड़ने वाले तत्वों का सत्यापन शुरू किया जा सकता है। उदाहरणों में पेशेवर कनेक्शन, छवि, और इसी तरह शामिल हैं। यहां, लेखा परीक्षकों को संगठन के काम की ताकत और कमजोरियों को खोजने और उच्च-क्रम प्रणालियों में अपनी स्थिति की स्थिरता और विकास और विकास की संभावनाओं का आकलन करने के सवाल का सामना करना पड़ता है।
- यदि पिछले चार बिंदुओं पर एक साथ ऑडिट किया जाता है, तो इसे संगठन की प्रबंधन प्रणाली के व्यापक ऑडिट के रूप में नामित किया जाता है।
- नियमों के अनुपालन के लिए जाँच करना। इस मामले में, यह स्थापित किया जाता है कि क्या संगठनात्मक संरचना के प्रबंधन निकायों के कानूनों, विनियमों और निर्देशों का पालन किया जाता है।
- उपयुक्तता की जांच। इसका तात्पर्य अधिकारियों की गतिविधियों पर उनकी तर्कसंगतता, तर्कसंगतता, समीचीनता, उपयोगिता, उनके निर्णयों की वैधता के संदर्भ में नियंत्रण का अभ्यास है।
सिस्टम निर्माण का सैद्धांतिक पहलू
तो हमने सैद्धान्तिक बिन्दुओं पर विचार किया है। लेकिन आंतरिक लेखा परीक्षा सेवा कैसे बनाई जाती है? प्रारंभ में, प्रशासन कंपनी की नीति और निष्पादन योग्य प्रक्रियाओं को विकसित करता है। लेकिन कर्मचारी हमेशा उन्हें समझ नहीं पाते हैं, वे अक्सर उन्हें अनदेखा कर देते हैं, और प्रबंधकों के पास कभी-कभी समय पर जांच करने और कमियों का पता लगाने के लिए पर्याप्त समय नहीं होता है। यह इस उद्देश्य के लिए है कि आंतरिक लेखा परीक्षा सेवा बनाई जा रही है। उनका कार्य प्रबंधकों को नियंत्रण के मामलों में मदद करना, कार्यालय के दुरुपयोग और त्रुटियों से सुरक्षा प्रदान करना, जोखिम क्षेत्रों और कार्य की पहचान करना हैभविष्य की कमी या कमियों को दूर करने पर। इसके अलावा, वे प्रबंधन प्रणालियों में कमजोरियों को पहचानने और उन्हें खत्म करने में मदद कर सकते हैं। इस सब पर उच्चतम अधिकारियों के साथ चर्चा की जानी चाहिए, जिसके लिए जानकारी एकत्र की जाती है।
सिस्टम बनाने के चरण
मान लें कि हमें उद्यम में एक उच्च-गुणवत्ता और पूर्ण आंतरिक ऑडिट सुनिश्चित करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, आपको एक बहु-चरण प्रक्रिया का आयोजन करना चाहिए, जिसमें निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
- संगठन के कामकाज, रणनीति और संरचना की रणनीति, कार्रवाई के अपनाए गए पाठ्यक्रम, अवसरों के पहले से परिभाषित आर्थिक लक्ष्यों की तुलना के बाद महत्वपूर्ण विश्लेषण।
- एक बेहतर व्यावसायिक अवधारणा का विकास करना और फिर उसका दस्तावेजीकरण करना जो सभी जरूरतों और जरूरतों को दर्शाता है। इसे उपायों का एक सेट भी प्रदान करना चाहिए जो इसे भविष्य में सफलतापूर्वक कार्यान्वित और विकसित करने की अनुमति देगा। इसके अलावा, सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं पर ध्यान देना आवश्यक है। उनके लिए, अलग-अलग प्रावधान तैयार किए जा सकते हैं जो कर्मियों, लेखांकन, आपूर्ति, विपणन, नवाचार, उत्पादन और प्रौद्योगिकी, वित्तीय और निवेश नीतियों को प्रभावित करते हैं। उन्हें प्रत्येक तत्व के गहन विश्लेषण पर आधारित होना चाहिए और संगठन के लिए सबसे उपयुक्त विकल्प चुनना चाहिए।
- बाद के समायोजन के साथ वर्तमान संरचना की प्रभावशीलता का विश्लेषण। एक प्रावधान विकसित किया जा रहा है जो संगठनात्मक संरचना को प्रभावित करता है, जिसमें सभी संगठनात्मक लिंक का वर्णन करना आवश्यक है, जो प्रशासनिक, कार्यात्मक और कार्यप्रणाली को दर्शाता है।अधीनता, गतिविधि के क्षेत्र, किए गए कार्य, संबंधों के नियम। एक कार्यप्रवाह योजना भी बनाई जाती है।
- आंतरिक लेखा परीक्षा इकाई की स्थापना।
- मानक प्रक्रियाओं का विकास। विशिष्ट आर्थिक और वित्तीय लेनदेन के नियंत्रण के लिए औपचारिक निर्देश बनाने का प्रावधान करता है। वे सूचना की गुणवत्ता (विश्वसनीयता) के स्तर का आकलन करने, प्रभावी संसाधन प्रबंधन और विशेषज्ञों के बीच संबंधों को सुव्यवस्थित करने के लिए आवश्यक हैं।
आंतरिक नियंत्रण और लेखा परीक्षा क्यों आवश्यक है?
इस तरह के निर्णय की समीचीनता निम्नलिखित थीसिस में व्यक्त की जा सकती है:
- कार्यकारी निकाय को संगठन के अलग-अलग विभागों पर प्रभावी नियंत्रण सुनिश्चित करने की अनुमति देता है।
- लेखा परीक्षकों द्वारा किए गए लक्षित जांच और विश्लेषण उत्पादन भंडार की पहचान करना और दक्षता बढ़ाने के साथ-साथ विकास के सबसे आशाजनक क्षेत्रों की नींव रखना संभव बनाते हैं।
- विशेषज्ञ जिनके कंधों पर नियंत्रण का अभ्यास अक्सर लेखांकन और वित्तीय और आर्थिक सेवाओं के साथ-साथ मुख्य संगठन, इसकी शाखाओं और सहायक कंपनियों के अधिकारियों के संबंध में सलाहकार कार्य करता है।
ऐसे मामलों में, एक नियम के रूप में, अधिकतम कवरेज और प्रभावशीलता सुनिश्चित करने के लिए एक सामान्य योजना का उपयोग किया जाता है। यह कुछ इस तरह दिखता है:
- आंतरिक लेखापरीक्षा विभाग द्वारा संबोधित किए जाने वाले मुद्दों की विशिष्ट श्रेणी की पहचान की जाती है और स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाता है। उनके लिए, लक्ष्यों की एक प्रणाली बनाई जाती है, जिसके अनुरूपकंपनी की नीति।
- लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक मुख्य कार्य निर्धारित किए जाते हैं।
- एक ही प्रकार के संकेतकों को समूहों में जोड़ना, और उनके आधार पर संरचनात्मक इकाइयों का निर्माण करना जो उनके प्रसंस्करण, कार्यान्वयन और उपलब्धि में विशेषज्ञ हों।
- एक संबंध योजना विकसित की जा रही है जो कर्तव्यों, अधिकारों और जिम्मेदारियों को परिभाषित करती है। नियमों और नौकरी के विवरण में परिणाम का दस्तावेजीकरण करते हुए, प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के लिए इस पर काम करने की आवश्यकता है।
- सिस्टम के सभी तत्वों का एक पूरे में कनेक्शन। संगठनात्मक स्थिति का निर्धारण।
- आंतरिक लेखा परीक्षा विभाग का उद्यम प्रबंधन संरचना के अन्य भागों में एकीकरण।
- आंतरिक कार्य मानकों का विकास।
उसके बाद, हम आंतरिक ऑडिट करने के बारे में बात कर सकते हैं।
सिद्धांतों और आवश्यकताओं के बारे में
एक कुशल प्रणाली प्राप्त करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है? ऐसा करने के लिए, निम्नलिखित बिंदुओं का अनुपालन सुनिश्चित करना आवश्यक है:
- जिम्मेदारी का सिद्धांत। इसमें कहा गया है कि जब कोई आंतरिक ऑडिट होता है, तो ऑडिट करने वाले व्यक्ति (लोगों का समूह) को अपने कर्तव्यों के अनुचित प्रदर्शन के लिए अनुशासनात्मक, प्रशासनिक और आर्थिक जिम्मेदारी लेनी चाहिए।
- संतुलन का सिद्धांत। पिछले एक के साथ अटूट रूप से जुड़ा हुआ है। इसमें कहा गया है कि ऑडिटर को उन्हें पूरा करने के साधन प्रदान किए बिना नियंत्रण कार्य नहीं दिए जा सकते। साथ ही, कुछ भी अतिरिक्त जारी नहीं किया जाना चाहिए जिसका उपयोग कार्य गतिविधि में नहीं किया जाएगा।
- विचलन की समय पर रिपोर्टिंग का सिद्धांत। उनका कहना है कि आंतरिक लेखा परीक्षा की अवधि के दौरान प्रकट होने वाली किसी भी अतिरिक्त जानकारी को जल्द से जल्द प्रबंधन लिंक में स्थानांतरित कर दिया जाना चाहिए। यदि इस आवश्यकता को पूरा नहीं किया जाता है और अवांछनीय विचलन तेज हो जाते हैं, तो नियंत्रण का अर्थ ही खो जाता है।
- प्रबंधित और शासी प्रणालियों के बीच पत्राचार का सिद्धांत। इसमें कहा गया है कि प्रभावी और पर्याप्त डेटा सत्यापन की अनुमति देने के लिए नियंत्रण प्रणाली पर्याप्त लचीली होनी चाहिए।
- जटिलता का सिद्धांत। यह कहता है कि पूर्ण आंतरिक नियंत्रण और लेखा परीक्षा में विभिन्न प्रकार की वस्तुओं को शामिल किया जाना चाहिए।
- कर्तव्यों के पृथक्करण का सिद्धांत। यह विशेषज्ञों के बीच कार्यों के विभाजन को इस तरह से प्रदान करता है कि वे शक्ति के दुरुपयोग को कम करते हैं और व्यक्तियों को समस्याग्रस्त तथ्यों को छिपाने की अनुमति नहीं देते हैं।
- अनुमोदन और अनुमति का सिद्धांत। यह प्रावधान करता है कि सभी चालू वित्तीय और आर्थिक कार्यों का संबंधित अधिकारियों द्वारा उनकी शक्तियों के भीतर औपचारिक समन्वय सुनिश्चित किया जाना चाहिए।
सफलता के लिए बुनियादी आवश्यकताएं
हमने पहले ही आंतरिक ऑडिट को अच्छी तरह से कवर कर लिया है। दक्षता के स्तर को बढ़ाने के लिए आवश्यक गुण हैं:
- उल्लंघन का दावा। विशिष्ट परिस्थितियों को बनाने की आवश्यकता प्रदान करता है जो संगठन या उसके कर्मचारी (उनके समूह) को नुकसान पहुंचाते हैं और विचलन के उन्मूलन को प्रोत्साहित करते हैं।
- एक व्यक्ति पर प्राथमिक नियंत्रणों की बहुत अधिक एकाग्रता से बचना जिससे गलत रिपोर्टिंग और/या दुर्व्यवहार हो सकता है।
- प्रशासन के हित की आवश्यकता है। नियंत्रण एवं प्रबंधन अधिकारियों का निष्पक्ष एवं परस्पर सहयोग सुनिश्चित किया जाए।
- आंतरिक नियंत्रण पद्धति की उपयुक्तता (स्वीकार्यता) के लिए आवश्यकता। प्रदान करता है कि लक्ष्य और उद्देश्य तर्कसंगत और समीचीन होने चाहिए, साथ ही साथ किए गए कार्यों का वितरण भी होना चाहिए।
- निरंतर सुधार और विकास की मांग। समय के साथ, सबसे उन्नत तरीके भी अप्रचलित हो जाते हैं। इसलिए, सिस्टम को लचीला होना चाहिए और समायोजन के साथ भी नए कार्यों के अनुकूल होना चाहिए।
- प्राथमिकता की आवश्यकता। छोटे कार्यों पर नियंत्रण वास्तव में महत्वपूर्ण कार्यों से विचलित नहीं होना चाहिए।
- अनावश्यक नियंत्रण चरणों का बहिष्करण। अतिरिक्त धन और श्रम खर्च किए बिना, तर्कसंगत रूप से गतिविधियों को व्यवस्थित करना आवश्यक है।
- एकल जिम्मेदारी की आवश्यकता। कार्रवाई और अवलोकन की मांग एक ही केंद्र (व्यक्तिगत या विशिष्ट समूह) से होनी चाहिए।
- विनियमन की आवश्यकता। आंतरिक निरीक्षण प्रणाली की प्रभावशीलता सीधे तौर पर इस बात पर निर्भर करती है कि नियामक दस्तावेज द्वारा क्या और कितनी समस्याओं का अनुमान लगाया गया था।
- संभावित कार्यात्मक प्रतिस्थापन की आवश्यकता। अगर एक आंतरिक नियंत्रण इकाई ने अस्थायी रूप से समीक्षा प्रक्रिया से वापस ले लिया है, तो इससे प्रक्रियाओं पर प्रतिकूल प्रभाव नहीं पड़ना चाहिए या गतिविधियों में बाधा उत्पन्न नहीं होनी चाहिए।
दक्षता और प्रभावशीलता पर
बाहरी और आंतरिक ऑडिट की तुलना करते समय, दो महत्वपूर्ण शिविर बनते हैं, जिनमें से प्रत्येक की अपनी दृष्टि होती है कि सबसे उपयुक्त क्या है। वे काफी वजनदार तर्कों के साथ अपनी स्थिति का समर्थन करते हैं। इस प्रकार, एक अच्छा आंतरिक ऑडिट संगठन में आंतरिक तंत्र के ज्ञान पर आधारित हो सकता है और कई संभावित खतरनाक या आशाजनक बिंदुओं की पहचान कर सकता है, जबकि बाहरी विशेषज्ञों की भागीदारी व्यक्तिगत सहानुभूति को कम करने और ऑडिट की निष्पक्षता सुनिश्चित करने की अनुमति देती है। सामान्य तौर पर, प्रत्येक संगठन, परिस्थितियों के आधार पर, एक स्वतंत्र निर्णय लेता है कि किसकी सेवाओं का उपयोग करना है, लेकिन यह प्रबंधकों पर निर्भर है कि वे अपने काम के परिणाम में सुधार करें।
आंतरिक नियंत्रण के प्रदर्शन में सुधार कैसे करें?
हम सभी कम संसाधनों में अधिक चाहते हैं। क्या आंतरिक लेखापरीक्षा की प्रक्रिया पर विचार करना और इसकी प्रभावशीलता बढ़ाना संभव है? अत्यंत। इसके लिए क्या करने की जरूरत है? सबसे आसान विकल्प नैतिक मानदंडों और पेशेवर मानकों को विकसित करना है। यदि वे पर्याप्त हैं, तो उनका एक पालन उच्च गुणवत्ता वाले कार्य को प्राप्त करने की अनुमति देगा।
इसके अलावा, वरिष्ठ प्रबंधन को समय-समय पर आंतरिक नियंत्रण प्रणाली का ऑडिट करना चाहिए। निरीक्षकों को क्या करना चाहिए? उनका आदर्श चित्र क्या है? इंस्टिट्यूट ऑफ़ इंटरनल ऑडिटर्स संयुक्त राज्य अमेरिका में 1941 से काम कर रहा है। रूसी संघ में, यह संरचना अभी उभरने लगी है, इसलिए हम विदेशी सहयोगियों के अनुभव का उपयोग करते हैं। आंतरिक लेखा परीक्षक संस्थानकई अनुशंसा दस्तावेज जारी किए, जिनमें मुख्य दांव इस पर है:
- स्वतंत्रता। अपने कर्तव्यों का निष्पक्ष प्रदर्शन और वस्तुनिष्ठ निर्णयों की अभिव्यक्ति निहित है। साथ ही आपको सहकर्मियों के निर्णय पर निर्भर रहने की आवश्यकता नहीं है।
- निष्पक्षता। यह बिंदु पिछले एक से सीधे अनुसरण करता है। वस्तुनिष्ठता के लिए आवश्यक है कि कार्य कुशलता और सत्यनिष्ठा के साथ किया जाए। रिपोर्ट संकलित करते समय, विशेषज्ञ को तथ्यों को अटकलों से स्पष्ट रूप से अलग करना चाहिए।
- वफादारी। इसका तात्पर्य यह है कि आंतरिक लेखा परीक्षकों को जानबूझकर अनुचित या अवैध गतिविधियों में शामिल नहीं होना चाहिए जिससे परिणाम बदनाम हो सकते हैं।
- जिम्मेदारी। यह माना जाता है कि विशेषज्ञ को पूरी तरह से अपनी क्षमताओं और पेशेवर क्षमता के भीतर काम करना चाहिए। उसे अपने कार्यों के लिए भी जवाबदेह ठहराया जाना चाहिए।
- गोपनीयता। ड्यूटी के दौरान प्राप्त जानकारी के उपयोग में सावधानी बरतनी चाहिए।
अंतिम उदाहरण
यह लेख का अंत है। हम पहले ही देख चुके हैं कि आंतरिक लेखापरीक्षा क्या होती है। एक उदाहरण प्राप्त ज्ञान को समेकित करेगा। मान लीजिए कि हमारे पास एक वाणिज्यिक संरचना है। अचानक, राजस्व में गिरावट दर्ज की जाने लगती है, हालांकि काम का बोझ और कारोबार नहीं बदला है। इसका कारण जानने के लिए, एक आंतरिक वित्तीय लेखा परीक्षा शुरू होती है। प्रारंभ में, प्रलेखन के साथ एक परिचित है जो धन की आवाजाही का वर्णन करता है,संचालन और इस तरह। डिजाइन की शुद्धता और जालसाजी के संकेतों की अनुपस्थिति का अध्ययन किया जा रहा है। यदि इस मामले में कुछ भी संदिग्ध नहीं पाया जा सकता है, तो आंतरिक वित्तीय लेखा परीक्षा वास्तविक स्थिति और दस्तावेज़ीकरण में प्रदर्शित स्थिति के समाधान के चरण में आगे बढ़ती है। एक उदाहरण के रूप में, यह गोदाम में जांचता है कि क्या संकेतित सामग्री, रिक्त स्थान, उपकरण के टुकड़े वास्तव में मौजूद हैं। उपभोग्य सामग्रियों पर भी ध्यान दिया जाता है। इसलिए, अगर एक कार एक दिन में 100 किलोमीटर की यात्रा करती है और साथ ही 50 लीटर गैसोलीन खर्च करने का प्रबंधन करती है, तो यह संदेहास्पद होना चाहिए। कमी, बर्बादी और चोरी की घटना के सभी संभावित पहलुओं का सावधानीपूर्वक अध्ययन करना आवश्यक है। एक आंतरिक ऑडिट के पूरा होने पर, पहचान किए गए मुद्दों की वृद्धि को रोकने और पर्याप्त त्वरित सुधारात्मक कार्रवाई को अपनाने की सुविधा के लिए दस्तावेज़ीकरण तुरंत वरिष्ठ प्रबंधन को प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
