किसी भी उद्यम के कुशल संचालन को सुनिश्चित करना दस्तावेज़ प्रवाह के उचित संगठन से जुड़ा है। दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समय सीमा पर नियंत्रण का कोई छोटा महत्व नहीं है। तथ्य यह है कि दस्तावेजों में निहित मुद्दों के समय पर और सही समाधान के लिए सामान्य कर्मचारी और विभाग प्रमुख दोनों जिम्मेदार हैं। अगला, विचार करें कि दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा क्या है।
सामान्य जानकारी
दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा विनियमों, प्रस्तावों या संगठनात्मक और प्रशासनिक कागजात द्वारा स्थापित की जाती है।
उद्यम में एक सूचना और संदर्भ प्रणाली की उपलब्धता किसी भी संकेत द्वारा पंजीकृत दस्तावेजों की त्वरित खोज प्रदान करती है। विशेष रूप से, पंजीकरण के दौरान, दस्तावेजों के मूल विवरण डेटाबेस में दर्ज किए जाते हैं: इनकमिंग / आउटगोइंग नंबर, प्रेषक और पताकर्ता के बारे में जानकारी, नियत तारीख, आदि।
वर्गीकरण
व्यक्तिगत और मानक शब्द हैंदस्तावेजों का निष्पादन। उत्तरार्द्ध कानून द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। इनमें शामिल हैं, विशेष रूप से, सरकार से निर्देशों को पूरा करने की समय सीमा, कार्यकारी संघीय संरचनाओं के प्रमुख, संसदीय पूछताछ, नागरिक अपील, वाणिज्यिक संगठनों के प्रबंधन निकायों के संकल्प / निर्णय, और इसी तरह।
दस्तावेजों के निष्पादन के लिए व्यक्तिगत समय सीमा, एक नियम के रूप में, सीधे उनके ग्रंथों में या एक संकल्प में निर्धारित की जाती है। ऐसे संकेत मौजूद हैं, विशेष रूप से, नियामक और प्रशासनिक कागजात, सांख्यिकीय और अन्य रिपोर्टों में।
दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा मुखिया द्वारा मौखिक रूप से निर्धारित की जा सकती है।
विनियम
इन विनियमों के प्रावधानों में, दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा उनके प्रकारों के आधार पर भिन्न होती है।
उदाहरण के लिए, "अत्यावश्यक" के रूप में चिह्नित निर्देशों को हस्ताक्षर करने की तारीख से तीन दिनों के भीतर निष्पादित किया जाना चाहिए। कृपया ध्यान दें कि उलटी गिनती कागज प्राप्त होने की तारीख से शुरू नहीं होती है, बल्कि हस्ताक्षर करने की तारीख से शुरू होती है।
यदि कोई संकेत "तुरंत" है, तो दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए 10 दिनों से अधिक समय आवंटित नहीं किया जाता है।
यदि निर्दिष्ट नहीं है, तो आदेश की निष्पादन अवधि एक महीने से अधिक नहीं है।
तिथि में परिवर्तन
व्यवहार में, अक्सर ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं, जब वस्तुनिष्ठ कारणों से, किसी दस्तावेज़ को समय पर निष्पादित करना असंभव होता है। इस संबंध में, उद्यम को कुछ कृत्यों के कार्यान्वयन की अवधि को बदलने की प्रक्रिया को मंजूरी देनी चाहिए। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि आवेदननियम आवश्यक हैं, यदि संभव हो तो, केवल असाधारण मामलों में।
किसी दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा को बदलने का निर्णय केवल उस कर्मचारी द्वारा लिया जा सकता है जिसने इसे मूल रूप से निर्धारित किया था। वर्तमान व्यावसायिक नियम न्यूनतम और अधिकतम स्थानांतरण सीमा को परिभाषित नहीं करते हैं। इसलिए, उद्यम के प्रबंधन को उन्हें तर्कसंगतता और वैधता की आवश्यकताओं के आधार पर स्वतंत्र रूप से स्थापित करना चाहिए।
व्यवहार में अपनाए गए सामान्य नियमों के अनुसार, अवधि में 3 दिनों से अधिक की वृद्धि की अनुमति नहीं है। इस मामले में, पहल उस कर्मचारी से आनी चाहिए जिसे कार्य सौंपा गया था। उसे प्रबंधन के साथ दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए समय सीमा में बदलाव को उचित ठहराना और सहमत होना चाहिए।
स्थानांतरण आदेश
दस्तावेज के निष्पादन की समय सीमा बदलने से संबंधित किसी भी कार्रवाई को संबंधित कृत्यों में दर्ज किया जाना चाहिए।
अवधि के हस्तांतरण को उचित ठहराया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, इच्छुक व्यक्ति निम्नलिखित प्रस्तावों में से एक बना सकता है:
- दस्तावेज को निर्दिष्ट अवधि के भीतर निष्पादित नहीं किए जाने के कारणों के औचित्य के साथ समय सीमा के स्थगन पर।
- सह-निष्पादकों की भागीदारी पर यदि व्यक्ति के पास आदेश को लागू करने के लिए पर्याप्त अधिकार नहीं है।
- अन्य कलाकारों की नियुक्ति पर।
यह कहा जाना चाहिए कि कलाकार को जल्दी से कार्य करने की आवश्यकता है। समय सीमा समाप्त होने से 2-3 दिन पहले प्रबंधन से संपर्क न करें।
नियंत्रण संचालन
समय सीमा के अनुपालन की निगरानीअसाइनमेंट में शामिल हैं:
- कंपनी के प्रबंधन के सभी दस्तावेजों और आदेशों के पंजीकरण के दौरान निर्धारण।
- कलाकारों को समय पर कार्यों के वितरण की जाँच करना।
- कर्मचारियों और विभागों के प्रमुखों को आगामी समय सीमा या उनकी समाप्ति की याद दिलाएं।
- पंजीकरण में प्रवेश करने से कार्यों के निष्पादन के लिए आवंटित अवधि को बदलते हुए, एक निष्पादक से दूसरे में आदेशों के हस्तांतरण के बारे में जानकारी मिलती है।
- दस्तावेजों के निष्पादन की प्रक्रिया के बारे में प्रबंधकों की अधिसूचना।
- पंजीकरण प्रपत्रों में पूर्ण आदेशों के बारे में जानकारी दर्ज करना, कार्यों को नियंत्रण से हटाना।
- समय पर नियंत्रण पर विश्लेषणात्मक संदर्भों और रिपोर्टों का निर्माण।
बारीकियां
निष्पादन और प्रतिक्रिया की आवश्यकता वाले सभी कृत्यों को नियंत्रण में रखा जाना चाहिए। प्रशासनिक पत्रों में, निर्णय निगरानी का विषय होते हैं। साथ ही उनमें निहित प्रत्येक वस्तु (अर्थात प्रत्येक कार्य, असाइनमेंट) को नियंत्रण में रखा जाता है।
प्रधान सचिव को मुखिया के मौखिक आदेशों के निष्पादन को नियंत्रित करने की आवश्यकता होती है।
स्वचालित निगरानी प्रणाली
हाल ही में, कई उद्यम अपने काम में कंप्यूटर प्रोग्राम और डेटाबेस का उपयोग करते हैं। स्वचालित प्रणालियाँ संगठनों की गतिविधियों को बहुत सुविधाजनक बनाती हैं, कर्मचारियों के लिए समय बचाती हैं।
दस्तावेजों को पंजीकृत करते समय, "देय तिथि" कॉलम भरते समय नियंत्रण स्वचालित रूप से किया जाता है। साथ ही खुद परदस्तावेज़ पर नियंत्रण के लिए उसकी स्वीकृति पर मुहर लगाई जा सकती है। कलाकार के लिए इसकी उपस्थिति अधिक आवश्यक है।
वर्तमान नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए, जिम्मेदार कर्मचारी प्रतिदिन, आमतौर पर दिन की शुरुआत में, दस्तावेजों की सूची की जांच करते हैं, जिसके निष्पादन का समय उस दिन समाप्त होता है। आंतरिक ई-मेल सिस्टम का उपयोग करने वाले उद्यमों में, अवधि समाप्त होने की चेतावनी स्वचालित तरीके से कलाकार के पीसी पर भेजी जाती है। आप उपयुक्त कागजातों को स्वचालित रूप से प्रिंट करने के लिए सॉफ्टवेयर भी सेट कर सकते हैं।
लंबे समय के कार्यों को पूरा करना
जटिल निर्देशों वाले दस्तावेजों के निष्पादन का नियंत्रण चरणों में किया जाता है। इसमें वर्तमान, निवारक और अनुवर्ती निगरानी शामिल है।
वर्तमान नियंत्रण पर पहले ही ऊपर चर्चा की जा चुकी है। दस्तावेजों पर निवारक निगरानी की जाती है, जिसकी समय सीमा 2-3 दिनों में समाप्त हो जाएगी। तदनुसार, कर्मचारी के पास कार्य पूरा करने के लिए अभी भी समय है।
आदेश निष्पादन के बाद नियंत्रण से हटा दिया जाता है। इसे संकलित करने और प्रतिक्रिया भेजने, प्रलेखित पुष्टि प्राप्त करने आदि में व्यक्त किया जा सकता है। निष्पादन का परिणाम पंजीकरण कार्ड में दर्ज किया जाता है। यह निष्पादन की तारीख, उस मामले की संख्या को भी इंगित करता है जिसमें पेपर दायर किया गया है।
अंतिम नियंत्रण
यह, एक नियम के रूप में, बड़े उद्यमों में प्रदान किया जाता है। निर्देशों, या सचिवों के निष्पादन की निगरानी के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों द्वारा अंतिम निगरानी की जाती है।
आमतौर पर, कंपनी निगरानी की आवृत्ति निर्धारित करती है। हर महीने, तिमाही या सप्ताह में निगरानी की जा सकती है। वास्तव में, अंतिम नियंत्रण उद्यम और उसके संरचनात्मक प्रभागों में प्रदर्शन अनुशासन का आकलन है।
एफजेड № 229
विषयों के हितों की रक्षा के रूपों में से एक न्यायिक कार्यवाही है। व्यवहार में, सबसे आम दावों को अधिकारों के कुछ उल्लंघनों के लिए मुआवजे के पुरस्कार की मांग करने वाले बयान माना जाता है। ऐसी कार्यवाही प्रवर्तन कार्यवाही के साथ समाप्त होती है।
मामले पर निर्णय के लागू होने के बाद, आवेदक को कार्यकारी दस्तावेज जारी किए जाते हैं। उनके लिए आवश्यकताओं को पूरा करने की समय सीमा FSSP (बेलीफ्स) के कर्मचारियों द्वारा निर्धारित की जाती है।
अनुच्छेद एफजेड संख्या 229 के भाग 1 30 में, यह निर्धारित किया गया है कि कार्यवाही शुरू करने का आधार कार्यकारी दस्तावेज और दावेदार का बयान है। ये कागजात कला के प्रावधानों के अनुसार निर्धारित कानून द्वारा प्रदान किए गए जबरदस्ती उपायों के आवेदन के स्थान पर प्रस्तुत किए जाते हैं। 33 उक्त नियामक अधिनियम के।
निष्पादन के लिए दस्तावेज जमा करने की समय सीमा एफएसएसपी डिवीजन को जमा करने की तारीख से 3 दिन है। एक आईएल (कार्यकारी आदेश) जिसमें अवैध रूप से स्थानांतरित या रूसी संघ में रखे गए बच्चे की वापसी की मांग होती है, एक अंतरराष्ट्रीय संधि के अनुसार उसके संबंध में पहुंच अधिकारों के प्रयोग के लिए, साथ ही उसकी खोज के लिए अनुरोध, FSSP में प्रवेश करने के बाद अगले दिन की तुलना में बाद में बेलीफ को प्रेषित नहीं किया जाता है।
कार्यवाही शुरू करना या ऐसा करने से मना करनाडिक्री द्वारा जारी किया गया। यह बेलीफ द्वारा सामग्री प्राप्त होने की तारीख से 3 दिनों के भीतर जारी किया जाता है।
यदि आईएल को एफएसएसपी इकाई में स्वीकार किए जाने के तुरंत बाद निष्पादित किया जाना चाहिए, तो इसे उस कर्मचारी को स्थानांतरित कर दिया जाता है जिसका अधिकार निष्पादन के स्थान तक विस्तारित होता है। यदि यह अनुपस्थित है, तो एक और बेलीफ सामग्री प्राप्त करता है। इस मामले में, उत्पादन खोलने या इसे अस्वीकार करने का निर्णय सेवा में प्रवेश करने के एक दिन बाद नहीं किया जाना चाहिए।
यदि निष्पादन की रिट पहली बार FSSP में प्रवेश करती है, तो बेलीफ निष्पादन की रिट के स्वैच्छिक निष्पादन की अवधि निर्धारित करता है। कार्यवाही शुरू करने पर संकल्प में प्रासंगिक अवधि का संकेत दिया गया है। उसी समय, बेलीफ देनदार को स्वैच्छिक निष्पादन के लिए आवंटित अवधि की समाप्ति के बाद जबरदस्ती उपायों को लागू करने की संभावना के बारे में चेतावनी देने के लिए बाध्य है। देनदार को यह भी सूचित किया जाता है कि संघीय कानून संख्या 229 के अनुच्छेद 112 और 116 में दिए गए कार्यों को पूरा करने की लागत के साथ-साथ एक प्रदर्शन शुल्क भी लिया जाएगा।
कला के भाग 12 के अनुसार कार्यकारी दस्तावेज़ के स्वैच्छिक निष्पादन की अवधि। 30 पांच दिनों के बराबर है। संकल्प के देनदार द्वारा प्राप्ति की तारीख से गणना शुरू होती है। आवश्यकताओं को पूरा करने से बचने के मामले में, बाध्य व्यक्ति को प्रवर्तन प्रक्रिया शुरू होने के बारे में सूचित किया जाता है। उदाहरण के लिए, कानून इसके बाद की बिक्री के साथ संपत्ति की जब्ती जैसे उपायों का प्रावधान करता है।
