एक "मीटिंग" क्या है? यह शब्द स्वयं प्रोटो-स्लाविक "काउंसिल", "वेचे" से आया है। उन प्राचीन काल में, निर्वाचित, आमतौर पर समाज के सबसे बुद्धिमान और सबसे अनुभवी प्रतिनिधियों ने बैठक आयोजित की। इसका उद्देश्य एक निश्चित विषय या समस्या पर चर्चा करना और ऐसे निर्णय लेना था जो या तो उस समस्या का समाधान करने वाले थे जो उत्पन्न हुई थी या सार्वजनिक व्यवस्था को विनियमित करते थे।
वी.डी. दिमित्रीव का व्याख्यात्मक शब्दकोश नामित शब्द का अर्थ इस प्रकार बताता है:
बैठक
बैठक n., s., प्रयुक्त कॉम्प. अक्सर
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1. व्यावहारिक, व्यावसायिक मुद्दों पर एक साथ चर्चा करने के लिए कई लोगों की बैठक एक बैठक है।
लघु, महत्वपूर्ण मुलाकात। प्रभात,तत्काल बैठक। विभागाध्यक्षों की बैठक 10:00 बजे निर्धारित की गई थी। मास्को में व्यापार मंडलियों के प्रतिनिधियों की एक बैठक आयोजित की गई।
2. प्रेस में उच्च स्तरीय बैठक को राष्ट्राध्यक्षों की व्यवसायिक, आधिकारिक बैठक कहा जाता है।
3. न्यायिक अभ्यास में, बैठक को जूरी सदस्यों या न्यायाधीशों की एक बंद बातचीत कहा जाता है, जहां प्रतिवादी के लिए सजा का रूप स्थापित होता है।
बहस के अंत में, अदालत विचार-विमर्श करने के लिए सेवानिवृत्त हो गई।
एक बैठक - समय की बर्बादी, या कर्मचारियों के साथ काम करने के लिए एक प्रभावी उपकरण? कौन तय करता है कि बैठक में कौन, कब और किस उद्देश्य से भाग लेगा? आइए इन और अन्य सवालों के जवाब देने की कोशिश करें।
कार्यक्रम का उद्देश्य
बैठक कई उद्देश्यों की पूर्ति करती है:
- इस दौरान सूचनाओं का आदान-प्रदान और हस्तांतरण होता है। बाकी प्रतिभागियों को सूचित और शिक्षित करते हुए वक्ता अपनी कहानी खुद सुनाते हैं।
- रिपोर्ट और बहस के दौरान, सभी स्थितियों या प्रक्रियाओं का मूल्यांकन बैठक में उपस्थित लोगों द्वारा किया जाता है। मूल्यांकन मानदंड समायोजित किए जा रहे हैं।
- एक नेता के लिए, एक बैठक सभी मूल्यांकन प्रक्रियाओं को बदल सकती है, क्योंकि एक अधीनस्थ के व्यवहार और उसकी प्रतिक्रियाओं का इस्तेमाल उसकी क्षमता और भागीदारी का न्याय करने के लिए किया जा सकता है।
- कार्यों का सक्षम समायोजन और प्रभावी निर्णयों और उपायों को अपनाना।
बॉस फैसला करता है
बैठक में कौन भाग लेगा, बैठकों की आवृत्ति और अवधि, साथ ही उनका उद्देश्य क्या है, यह मुखिया तय करता है।
यह उस प्रश्न या समस्या पर निर्भर करता है जिसके कारण आवश्यकता हुईबैठकें करना। उदाहरण के लिए, निर्देशक को एक कॉलेजियम निर्णय की आवश्यकता होती है - बजट को अपनाना। वह उन सभी कर्मचारियों को एक ईमेल भेजता है, जिन्हें बैठक में अनुमानित सामग्री के साथ भाग लेना चाहिए:
- प्रतिनिधि (मेलिंग सूची) बैठक में भाग लेंगे और साथ ही किसी अन्य भागीदार संगठन के प्रमुख कर्मचारी;
- विषय - अवधि के लिए बजट आवंटन;
- स्थान - बड़ा बैठक कक्ष;
- तारीख और समय - 2018-10-11, शनिवार, 13:00 से शुरू, 13:50 को खत्म;
- एजेंडा आइटम की सूची, भाषण के लिए जिम्मेदार, अनुलग्नक में प्रत्येक मुद्दे के लिए समय सीमा।
बैठकों के प्रकार और प्रकार
बैठकें एक शक्तिशाली प्रबंधन उपकरण हैं। उनमें से प्रतिष्ठित हैं:
- औपचारिक और अनौपचारिक;
- परिचालन, अंतिम, समस्याग्रस्त;
- औद्योगिक, न्यायिक वगैरह;
- स्तर से: दुकान मंजिल, नेतृत्व, राज्य के प्रमुख और इस तरह;
- बंद और खुली बैठकें;
- शैक्षिक, सूचनात्मक, व्याख्यात्मक;
- संचार के तरीके के अनुसार: बैठक, चयनकर्ता, वीडियो कॉन्फ्रेंस आदि में सीधी भागीदारी।
बैठक की प्रभावशीलता बैठकों के आयोजन पर निर्भर करती है। इसे उद्यम की संरचना, कर्मचारी बातचीत की बारीकियों, संचार विधियों, प्रतिभागियों में से प्रत्येक के रोजगार, मुद्दों को हल करने की आवश्यकता और उनकी प्रासंगिकता को ध्यान में रखना चाहिए।
परिचालन, अंतिम और समस्याग्रस्त
सफल टीम वर्क का अर्थ है निरंतरप्रतिक्रिया प्राप्त करने के साथ सभी लिंक की बातचीत। ऐसा करने के लिए, एक नियम के रूप में, कार्य दिवस की शुरुआत में परिचालन बैठकें आयोजित की जाती हैं। "रेपिस्ट", "फाइव-मिनट", "ग्लाइडर मीटिंग्स", "लेटुचकी" - इस तरह उन्हें आपस में बुलाया जाता है।
कार्यशाला में तत्काल पर्यवेक्षक द्वारा नियुक्त कर्मचारियों द्वारा भाग लिया जाएगा। चर्चा किए गए मुद्दों की सूची मानक है: पिछले दिन के परिणाम, आज के लिए लक्ष्य निर्धारित करना, और इसी तरह। ऐसी बैठकें कम अवधि की होती हैं। वे नियमित रूप से आयोजित किए जाते हैं, जिसके बारे में सभी प्रतिभागियों को अग्रिम रूप से सूचित किया जाता है।
रैप-अप मीटिंग किसी बड़े काम पर चर्चा के लिए बुलाई जाती है। यह हो सकता है:
- समय अवधि: ऋतु, तिमाही, शासन वगैरह;
- योजना, परियोजना, कार्य की पूर्णता।
ऐसी बैठकों के लिए पूरी तैयारी की जा रही है। अंतिम मुद्दे पर बैठक में भाग लेने के लिए अग्रिम रूप से आमंत्रित किया जाता है। प्रतिभागियों को नेता द्वारा नियुक्त किया जाता है। वह एक सफल कार्यान्वयन के लिए आवश्यक सामग्रियों की सूची भी निर्दिष्ट करता है। प्रत्येक प्रदर्शन और सामान्य रूप से दोनों के लिए समय को विनियमित किया जाता है। बैठक रिकॉर्ड की गई है। सभी प्रतिभागियों को प्रोटोकॉल की सामग्री से परिचित होना चाहिए।
समस्या बैठकें आवश्यकतानुसार आयोजित की जाती हैं, एक नियम के रूप में, ये अप्रत्याशित परिस्थितियाँ, अनियोजित परिस्थितियाँ हैं। समस्या को हल करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति आपको उत्पन्न होने वाले मुद्दे पर बैठक में भाग लेने के लिए आमंत्रित करता है। प्रतिभागियों को नेता द्वारा नियुक्त किया जाता है। समय निर्धारित नहीं किया गया है। बैठक के परिणामस्वरूप, समस्या का समाधान किया जाता है, घटना के कारणों का विश्लेषण किया जाता है,निवारक उपायों की एक सूची बनाई जा रही है। लॉगिंग आवश्यक है।
निमंत्रण
"कृपया इस मुद्दे पर बैठक में भाग लें…" - आम तौर पर निमंत्रण पत्र का पाठ इस प्रकार पढ़ा जाता है। इसके बाद, आपको बैठक का मुख्य विषय, तिथि, स्थान, प्रारंभ और समाप्ति समय निर्दिष्ट करना चाहिए। फिर उन मुद्दों को सूचीबद्ध करें जो बैठक के दौरान उठाए जाएंगे। और प्रत्येक मद के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को चिह्नित करें। प्रत्येक प्रश्न पर बोलने की समय सीमा का उल्लेख करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा। प्रश्नों को हल के महत्व के क्रम में व्यवस्थित किया जाता है।
संभावित मीटिंग गलतियाँ
बैठक में भाग लेने वाला प्रत्येक व्यक्ति इसके सफल और कुशल आचरण के लिए जिम्मेदार है। हम भागीदारी, संगठन और आचरण की विशिष्ट गलतियों को सूचीबद्ध करते हैं:
- अनुपस्थिति, अपर्याप्तता, बैठक के उद्देश्य के निर्धारण में अशुद्धि;
- अपर्याप्त तैयारी;
- अनुपस्थिति या नियमों की अवहेलना;
- औपचारिकता, बैठक की कोई आवश्यकता नहीं;
- असामयिक अधिसूचना, तैयारी के लिए अपर्याप्त समय।
बैठकों की दक्षता और सामान्य विलंबता को कम करें।
कार्यान्वयन के तरीके
हर मंडली में है:
- विषय इसका उद्देश्य, मुद्दों और समस्याओं पर चर्चा है।
- लक्ष्य वे हैं जो बैठक में शामिल होंगे, लोग।
आचरण की विधि का चुनाव इस बात पर निर्भर करता है कि विषय और वस्तु क्या है। हम मुख्य सूची देते हैं:
- रिपोर्ट;
- विनिमयजानकारी या राय;
- विचार-मंथन;
- चर्चा।
