लेख इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण, दस्तावेज़ प्रवाह और इसकी संरचना, दस्तावेज़ प्रवाह, इसकी मोड और चक्रीयता, आंतरिक और बाहरी दस्तावेज़ीकरण जैसी अवधारणाओं के लिए स्पष्टीकरण प्रदान करता है। कार्यालय के कार्य के दौरान वर्तमान मामलों और अभिलेखागार में आवश्यक जानकारी और उसके भंडारण को उजागर करने के तरीके दिए गए हैं।
दस्तावेज़ प्रवाह के प्रकार
सूचना के इस युग में, बिना दस्तावेज के उत्पादन, उपभोग, विनियमन या वितरण की किसी भी संरचना के संचालन की कल्पना करना असंभव है। आज के सूचना पत्र और इलेक्ट्रॉनिक बूम में प्रलेखन के साथ काम करना अधिक जटिल होता जा रहा है। सूचना के वाहक बदल रहे हैं, इसे संसाधित करने वाले लोग बदल रहे हैं, सूचना का उपयोग करने का कानूनी क्षेत्र बदल रहा है। दस्तावेज़ प्रवाह की अवधारणा और संरचना भी परिवर्तन के अधीन हैं।
दस्तावेज़ प्रवाह की एक इकाई के रूप में दस्तावेज़
एक दस्तावेज किसी भी भौतिक वस्तु के रूप में दर्ज की गई जानकारी है। एक दस्तावेज़ एक फोटो, वीडियो, ऑडियो रिकॉर्डिंग हो सकता है, जिसका उल्लेख नहीं हैपेपर मीडिया और फाइलें। लेकिन एक दस्तावेज़ तभी एक दस्तावेज़ बन जाता है जब उसमें कई आवश्यक आवश्यकताएं होती हैं। इन आवश्यकताओं को विवरण कहा जाता है और कुछ प्रकार के दस्तावेजों के लिए कानून या विनियमों द्वारा स्थापित अनिवार्य विशेषताएं हैं। उदाहरण के लिए, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए, GOST R 7.0.97-2016 है। सबसे महत्वपूर्ण विवरणों में से एक दस्तावेज़ की तिथि (कभी-कभी समय भी) है।
दस्तावेज़ प्रवाह क्या है
दस्तावेज़ प्रवाह सूचना निर्माण बिंदुओं, सूचना प्रसंस्करण बिंदुओं, सूचना भंडारण बिंदुओं और सूचना के प्रत्यक्ष उपयोगकर्ताओं के बीच दस्तावेजों की आवाजाही है। दस्तावेज़ प्रवाह दस्तावेज़ के प्रकार और उनकी सामग्री, मोड और चक्रीयता, आंदोलन के तरीकों आदि में बहुत भिन्न हैं।
संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह (अर्थात उद्यम भी) दिशा के अनुसार इनकमिंग और आउटगोइंग में विभाजित होते हैं। दस्तावेज़ों के साथ काम करने में त्रुटियों और भ्रम से बचने के लिए प्रत्येक प्रकार के प्रवाह को एक दूसरे से अलग किया जाना चाहिए।
आने वाले दस्तावेज़ प्रवाह में संगठन में आने वाले दस्तावेज़ मेल, ई-मेल, उद्देश्य पर (कूरियर द्वारा) लाए जाते हैं। प्रवेश द्वार पर दस्तावेजों को क्रमबद्ध किया जाना चाहिए, अनावश्यक - कूड़ेदान में हटा दिया जाना चाहिए। आवश्यक या संभावित रूप से आवश्यक दस्तावेजों को पत्रिकाओं (कागज या इलेक्ट्रॉनिक) में दर्ज किया जाना चाहिए, जिसमें प्राप्ति की तारीख, दस्तावेज़ का नाम और उसका विवरण (दस्तावेज़ की तारीख, प्रेषक का नाम, आदि), जिस संगठनात्मक इकाई को दर्शाया गया हो। दस्तावेज़ भेजा गया था।
आउटगोइंग दस्तावेज़ प्रवाह में बनाए गए दस्तावेज़ शामिल हैं औरसंगठन द्वारा जारी या संसाधित। सभी आउटगोइंग दस्तावेजों को एक सीरियल नंबर सौंपा जाना चाहिए, उन्हें आवश्यक विवरणों की उपस्थिति और उनकी शुद्धता के लिए जांचा जाता है, उन्हें तारीखों को इंगित करने वाली पत्रिकाओं में दर्ज किया जाना चाहिए (एक नियम के रूप में, यह वह तारीख है जिस पर दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए गए थे), आउटगोइंग नंबर और दस्तावेज़ तैयार करने वाले विभाग का कोड।
यदि दस्तावेज़ प्रवाह (इसकी तीव्र वृद्धि) को तुरंत संसाधित करना असंभव है, तो त्रुटियों और देरी से बचने के लिए दस्तावेज़ संसाधित करने वाले कर्मचारियों की संख्या में वृद्धि करना आवश्यक है, जो अक्सर संगठन के लिए बहुत महंगा होता है।
दस्तावेज़ प्रवाह के प्रकार बहुत भिन्न हो सकते हैं, यह सब संगठन की गतिविधि के प्रकार और उसके कार्य के तरीकों पर निर्भर करता है।
बड़े संगठनों और उद्यमों के लिए, एक उचित रूप से संरचित दस्तावेज़ प्रवाह उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि सामग्री या उत्पादों का प्रवाह। दस्तावेजों के बड़े प्रवाह के लिए, यहां तक कि दस्तावेजी तकनीकी प्रक्रियाओं को भी विकसित और लागू किया जाता है।
बाहरी और आंतरिक दस्तावेज़ की अवधारणा प्रवाहित होती है
संगठन में आने वाली और बाहर जाने वाली सूचनाओं के अलावा, आंतरिक, यानी। केवल संगठन के भीतर ही बनाई और उपयोग की जाने वाली जानकारी। इस जानकारी में कुछ हद तक गोपनीयता हो सकती है और समान विभाग के भीतर भी सार्वजनिक रूप से उपलब्ध नहीं हो सकती है। एक ही संगठन के विभागों के बीच पत्रों का आदान-प्रदान आमतौर पर स्वीकार नहीं किया जाता है। दस्तावेजी संचार के लिए, विभागों के प्रमुखों द्वारा हस्ताक्षरित तथाकथित सेवा नोट (रिपोर्ट, व्याख्यात्मक नोट, प्रमाण पत्र) का उपयोग किया जाता है। मेमो के अलावासंगठन आदेश, निर्देश, प्रमाण पत्र, तकनीकी दस्तावेज और अन्य दस्तावेज संचालित करते हैं।
इन कारणों से आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह को स्पष्ट रूप से विनियमित किया जाना चाहिए ताकि गुप्त जानकारी सार्वजनिक स्थानों पर न पड़े, यहां तक कि अंश या भागों के रूप में भी। इसलिए, आंतरिक जानकारी का उद्देश्य संगठन से परे और कभी-कभी एक इकाई की सीमाओं से परे जाने का इरादा नहीं है। इस मामले में, इस तरह की जानकारी केवल विभाग के प्रमुख की अनुमति से विभाग से विभाग में स्थानांतरित की जाती है और आवश्यक रूप से प्रसारण के दौरान (संगठन के संग्रह तक) विशेष पत्रिकाओं में दर्ज की जाती है जो प्राप्तकर्ता को इंगित करती है और प्राप्त करने के अपने अधिकार की पुष्टि करती है (दस्तावेजों के साथ काम करने की अनुमति)
दस्तावेज़ प्रवाह पैरामीटर
दस्तावेज़ प्रवाह एक जटिल प्रणाली है जिसकी विशेषता निम्नलिखित पैरामीटर हैं:
- सामग्री (या यह कौन से कार्य करता है);
- संरचना;
- मोड और चक्रीयता;
- दिशा;
- मात्रा;
- अन्य।
सामग्री या कार्यक्षमता
यह दस्तावेज़ प्रवाह पैरामीटर संगठन द्वारा उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों की सूची और इन दस्तावेज़ों में निहित जानकारी की संरचना है। यह मान कम संख्या में संगठनों के लिए स्थिर है जिनकी गतिविधियाँ समय के साथ बहुत विशिष्ट और स्थिर हैं (आमतौर पर ये अदालतें, अभिलेखागार, रजिस्टर और अन्य गैर-उत्पादन संगठन हैं)। अधिकांश संगठनों के लिए, विशेष रूप से उत्पादन वाले संगठनों के लिए, दस्तावेज़ प्रवाह एक गैर-स्थिर मान है जो इसमें बदलता रहता हैविभिन्न परिवर्तनों के आधार पर: गतिविधि का प्रकार, भागीदार, प्रौद्योगिकियां, सामग्री, कानून और बदलते उत्पादन और अस्थायी परिवर्तन की अन्य आवश्यकताएं।
दस्तावेज़ प्रवाह संरचना
कार्यप्रवाह की अवधारणा और संरचना को उन विशेषताओं द्वारा वर्णित किया जा सकता है जिनके साथ दस्तावेजों का वर्गीकरण और उनका अनुक्रमण दिया जाता है, संगठन के दस्तावेजों के संदर्भ तंत्र में संपूर्ण अभिविन्यास प्रणाली का गठन किया जाता है। आमतौर पर, ऐसी संरचना दस्तावेज़ प्रवाह के प्रकार और उद्देश्य से मेल खाती है।
मोड और साइकिल
ये पैरामीटर समय के साथ आने वाली सूचनाओं के भार में परिवर्तन को निर्धारित करते हैं। यह, उदाहरण के लिए, प्रवेश अभियान के दौरान या सत्र और स्नातक के दौरान छात्रों के दस्तावेजों के साथ एक शैक्षणिक संस्थान के आवेदकों की व्यक्तिगत फाइलों के साथ काम की मात्रा में तेज वृद्धि है।
इस तरह के परिवर्तन संगठन की आंतरिक लय से संबंधित होते हैं और आमतौर पर काफी अनुमानित और नियोजित होते हैं।
दस्तावेज़ प्रवाह दिशा में परिवर्तन
ये परिवर्तन सूचना प्रसंस्करण इकाई के कार्य की सामग्री से संबंधित हैं। ये दस्तावेजों को पंजीकृत करने के तरीकों में अंतर हैं, दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समय सीमा की निगरानी के तरीके, उनसे परिचित होने के तरीके और, विशेष रूप से, विभिन्न दस्तावेजों के अनुमोदन और समन्वय। दस्तावेज़ प्रवाह की दिशा में परिवर्तन संगठनों की संरचना और दिशा में आंतरिक परिवर्तनों से भी प्रभावित होंगे।
दस्तावेज़ प्रवाह मात्रा
दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा राशि हैदस्तावेज़ (मूल और प्रतियां दोनों), जिसे स्वयं दस्तावेज़ों की संख्या और शीट्स, वर्णों की संख्या, कलाकारों की संख्या और दस्तावेज़ पर सहमति व्यक्त करने वाले व्यक्तियों द्वारा व्यक्त किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, साझेदार संगठनों की संख्या जिनके साथ आपको एक अनुबंध पर सहमत होने की आवश्यकता है, या जिसके साथ आपको उस पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है।
संगठन के वर्कफ़्लो में सभी प्रवाहों में दस्तावेज़ों की कुल संख्या शामिल है।
संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह के साथ कार्य में सुधार
इस काम को बेहतर बनाने के लिए, पूरी कागजी कार्रवाई का अध्ययन करना आवश्यक है, स्पष्ट सिफारिशें स्थापित करें जो प्रक्रिया को तकनीकी रूप से सक्षम बनाती हैं: दस्तावेजों के साथ काम करते समय दोहराव को दूर करें, उन विभागों द्वारा दस्तावेज़ अनुमोदन को बाहर करें जो इससे संबंधित नहीं हैं। दस्तावेज़ प्रवाह जितना बड़ा होगा, संगठन का प्रशासनिक तंत्र उतना ही अधिक भारित होगा, या कम से कम इसका अधिकांश भाग।
दस्तावेजों के साथ कर्मियों के काम में सुधार के मुख्य बिंदुओं में से एक दस्तावेज़ प्रवाह के सभी चरणों में उनके पेशेवर प्रशिक्षण का स्तर, कर्मियों का इष्टतम कार्यभार, प्रत्येक विभाग में एक दस्तावेज़ के साथ काम का स्पष्ट विनियमन है।
बड़े दस्तावेज़ प्रवाह के साथ विनियमन और मानकीकरण मशीनीकरण और कार्यालय स्वचालन का उपयोग करना संभव बनाता है, दस्तावेजों के साथ काम करने वाले कर्मचारियों की संख्या को इष्टतम संख्या तक कम करता है।
दुर्भाग्य से, अपूर्ण लेखांकन विधियों के कारण दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा के बारे में जानकारी को आमतौर पर कम करके आंका जाता है।
बुनियादीदस्तावेज़ प्रवाह के लिए आधुनिकता की आवश्यकताएं
- नियमितता। मानव गतिविधि में सूचना के प्रवाह में किसी भी प्रकार की रुकावट या विफलता के कारण संपूर्ण प्रणाली पूरी तरह से बाधित हो जाती है। दस्तावेजों की मात्रा में वृद्धि पर विचार किया जाना चाहिए और पहले से योजना बनाई जानी चाहिए।
- नियंत्रणीयता। सूचना के प्रवाह को प्रबंधित किया जा सकता है और किया जाना चाहिए। कार्यालय प्रणाली न केवल स्थिर होनी चाहिए, बल्कि संचालन में भी लचीली होनी चाहिए; सभी कार्यालय संचालन में कर्मचारियों को सार्वभौमिक रूप से प्रशिक्षित किया जाना चाहिए।
- श्रम के युक्तिकरण, मशीनीकरण और स्वचालन के माध्यम से कार्यप्रवाह की दक्षता में लगातार सुधार करना।
- समय सीमा, प्रदर्शन करने वालों, आदि के संकेत के साथ दस्तावेजों की आवाजाही के मार्ग-तकनीकी मानचित्रों का नियमित संकलन और अद्यतन करना।
- दस्तावेजों का मानकीकरण, उनके प्रसंस्करण के तरीके, उचित संग्रह, प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए भंडारण स्थानों का पदनाम दस्तावेजों की खोज को तेज करता है और उनके साथ काम करता है।
