व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं की गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में, रूसी संघ के क्षेत्र में अनुमोदित दस्तावेज़ वर्गीकरण प्रणाली का उपयोग किया जाता है। कागजों का संकलन, भंडारण, संचलन और उपयोग कार्यालय के काम जैसे अनुशासन द्वारा किया जाता है। इस लेख में हम इसके सभी पहलुओं का अध्ययन करेंगे। दस्तावेज़ों की अवधारणा और वर्गीकरण, उनकी कार्यक्षमता और मुद्दे के अन्य पहलुओं पर विचार करें।
कार्यालय का काम: सामान्य प्रावधान
के साथ शुरू करने के लिए, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रलेखन समर्थन गतिविधि का एक विशेष क्षेत्र है, जिसमें कागजात के डिजाइन, गठन, भंडारण और प्रसंस्करण शामिल हैं। यह इस बात पर निर्भर करता है कि दस्तावेज़ कैसा दिखता है और इसमें दी गई जानकारी, इसके साथ काम करने का संगठन कैसे लागू किया जाता है, कि एक या दूसरे प्रबंधन निर्णय लेने की समयबद्धता और शुद्धता, जो कुछ हद तक महत्वपूर्ण है, काफी हद तक निर्भर करती है। कागजात उद्यमों, कंपनियों, फर्मों की गतिविधियों को ध्यान में रखते हैं और दर्शाते हैं। इस संबंध मेंरिकॉर्ड रखना कानून के नुस्खे के रूप में कार्य करता है। ऑडिट की प्रक्रिया में, सबसे पहले, वे दस्तावेज़ जो कंपनी की गतिविधियों को रिकॉर्ड करते हैं, संशोधन के अधीन हैं।
विधायी ढांचा
दस्तावेजों के प्रकार और उनके वर्गीकरण का विश्लेषण करने से पहले, विधायी ढांचे से खुद को परिचित करना उचित है। इस प्रकार, संघीय कानून, जो सूचना और इसकी सुरक्षा को नियंत्रित करता है, जानकारी को दस्तावेज करने के दायित्व को स्थापित करता है और कई बुनियादी सेटिंग्स को परिभाषित करता है। नामित नियामक अधिनियम का उद्देश्य सूचना प्रौद्योगिकी के विकास और उसके बाद के उपयोग में उत्पन्न होने वाले संबंधों को विनियमित करना है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि अनिवार्य दस्तावेज अन्य कानूनों द्वारा स्थापित किया गया है। विशेष रूप से, रूसी संघ का नागरिक संहिता गतिविधियों के लिए कानूनी ढांचे और कार्यालय के काम के लिए इसी प्रक्रिया को निर्धारित करता है। रूसी संघ का टैक्स कोड मानक कर कागजात स्थापित करता है, जो दस्तावेजों के वर्गीकरण में से एक का भी गठन करता है। उनके माध्यम से, व्यक्तियों और संगठनों के व्यावसायिक कार्यों के साथ-साथ राज्य के बजट में कर भुगतान और शुल्क की कटौती की समयबद्धता के लिए लेखांकन प्रदान किया जाता है।
इसके अलावा, मौजूदा कानून कागजों के नमूनों को परिभाषित करता है। इस प्रकार, रूसी संघ का नागरिक संहिता घटक अनुबंधों, समझौतों, चार्टर्स, और इसी तरह की सामग्री और संरचना के लिए आवश्यकताओं को प्रदान करता है। विनियम उन दस्तावेजों के रूपों को स्थापित करते हैं जिन्हें आज इस्तेमाल की जाने वाली विभिन्न विधियों का उपयोग करके भेजा जाना है।
आरएफ दस्तावेजों का वर्गीकरण
यह ध्यान देने योग्य है कि रूसी संघ के कार्यालय कार्य की प्रशासनिक प्रणाली में बहु-स्तरीय प्रकृति का वर्गीकरण शामिल है। इस पर अधिक विस्तार से विचार करना उचित है। दस्तावेजों का मुख्य वर्गीकरण निम्नलिखित घटकों की उपस्थिति मानता है:
- संगठनात्मक और प्रशासनिक कागजात। यहां निर्णय, प्रोटोकॉल, निर्देश, चार्टर, आदेश, प्रावधान शामिल करना उचित है।
- सामान्य प्रकृति के दस्तावेजों के वर्गीकरण में शामिल संदर्भ और सूचना पत्र। हम बात कर रहे हैं सर्टिफिकेट्स, मेमोरेंडम, एक्ट्स, टेलीग्राम्स, लेटर्स वगैरह की।
- कर्मियों के अनुसार। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि दस्तावेजों के इस वर्गीकरण में विवरण, कार्यपुस्तिका, विशेषताएँ, अनुबंध, आदेश आदि शामिल हैं।
यह व्यक्तिगत, टेम्पलेट और मानक के रूप में दस्तावेजों के ऐसे रूपों को अलग करने के लिए प्रथागत है। प्रस्तुत नमूने उद्देश्य से दस्तावेजों का अपना वर्गीकरण बनाते हैं।
अन्य प्रकार के दस्तावेज़
यह जानने योग्य है कि दस्तावेज़ सामग्री में सरल या जटिल हो सकते हैं। स्वीकृति के स्थान पर लेखांकन दस्तावेजों के वर्गीकरण का तात्पर्य बाहरी और आंतरिक कागजात की उपस्थिति से है। मूल के आधार पर, वे व्यक्तिगत और आधिकारिक दस्तावेजों के बीच अंतर करते हैं। शैल्फ जीवन के अनुसार, प्रतिभूतियों को स्थायी में वर्गीकृत करने की प्रथा है, साथ ही 10 साल से अधिक या कम। प्रचार के संकेत के अनुसार, नियामक दस्तावेजों का एक विशेष वर्गीकरण अपनाया गया है, जिसमें गुप्त और गैर-गुप्त कागजात की उपस्थिति शामिल है। यह जोड़ा जाना चाहिए कि पहले समूह में गोपनीय और पूरी तरह से शामिल हैंगुप्त दस्तावेज। रिकॉर्डिंग विधि के अनुसार, यह ध्वनि, हस्तलिखित, इलेक्ट्रॉनिक, ग्राफिक, फोटोग्राफिक और फिल्म सामग्री आदि के बीच अंतर करने के लिए प्रथागत है। अंतिम समूहीकरण को विशेषताओं द्वारा दस्तावेजों का वर्गीकरण भी कहा जाता है।
तत्काल और गैर-जरूरी दस्तावेज़
प्रतिभूतियों को अत्यावश्यक और गैर-जरूरी में वर्गीकृत किया जा सकता है। चरणों के अनुसार, ड्राफ्ट, अर्क, मूल (दूसरे शब्दों में, मूल), साथ ही प्रतियों को अलग करने की प्रथा है। राज्य प्रकृति के दस्तावेजों को एक अलग श्रेणी में शामिल किया गया है। वर्तमान कानून के अनुसार, अधिकृत संरचनाएं निर्देश, आदेश, निर्देश, आदेश, संकल्प, फरमान और निर्णय जारी करती हैं।
प्राथमिक दस्तावेज
प्राथमिक दस्तावेजों की एक बड़ी श्रेणी पर अलग से विचार करना उचित है। इसमें शोध, विकास, अवलोकन और अन्य सामाजिक गतिविधियों की प्रक्रिया में प्राप्त पृष्ठभूमि की जानकारी वाले कागजात शामिल हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि लेखा विभाग में प्राथमिक दस्तावेज आर्थिक महत्व के संचालन के कार्यान्वयन के दौरान बनते हैं। यह कुछ तथ्यों के साक्ष्य या साक्ष्य के रूप में कार्य करता है जिन्हें पहले ही महसूस किया जा चुका है। स्रोत कागजात के समूह में शामिल हैं, उदाहरण के लिए, प्रमाण पत्र, अधिनियम, चालान, वारंट, और इसी तरह। उनमें से ज्यादातर के लिए, विशेष एकीकृत रूपों को मंजूरी दी जाती है। उदाहरण के लिए, आज तक, व्यापार संचालन, अचल संपत्ति, नकद निपटान और श्रम के लिए लेखांकन के लिए दस्तावेजों के विशेष रूप स्थापित किए गए हैं।
दस्तावेज़ विवरण
अगर किसी खास पेपर के लिए यूनिफाइड फॉर्म नहीं है तो कंपनी में एक इंटरनल फॉर्म बनता है। फिर भी, किसी भी मामले में, कुछ विवरण वहां मौजूद होने चाहिए:
- दस्तावेज़ का नाम।
- संकलन की तिथि।
- संगठन का नाम।
- आर्थिक महत्व के संचालन का सार।
- मापने के उपकरण।
- जिम्मेदार के रूप में कार्य करने वाले कर्मचारियों की सूची।
- अधिकृत कर्मचारियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर।
आंतरिक कार्यालय का काम
संरचना के प्रबंधन के निर्देशों के अनुसार और स्वतंत्र विभागों के प्रमुखों की पहल पर, विभिन्न प्रावधानों का विकास प्रासंगिक है। कागजात के इस समूह में मानक और व्यक्तिगत कार्य शामिल हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि उत्तरार्द्ध की सामग्री मुख्य रूप से प्रबंधन इकाइयों, विभागों, कार्यशालाओं से संबंधित है जो कंपनी के संगठनात्मक ढांचे का हिस्सा हैं। विशिष्ट दस्तावेज, एक नियम के रूप में, मुख्य उत्पादन की कार्यशालाओं की चिंता करते हैं।
आपको यह जानने की जरूरत है कि मसौदा विनियमन ठेकेदार द्वारा बनाया गया है, जिसके बाद कंपनी के कानूनी विभाग के साथ सहमति होती है। यदि आपत्तियां या टिप्पणियां आती हैं, तो उन्हें एक अलग कागज पर या वर्तमान की दूसरी प्रति पर कहा जाता है। उद्यम में एक प्रशासनिक प्रकृति का प्रमुख कार्य निदेशक का आदेश है। इस दस्तावेज़ की मदद से, संरचना, निर्णय और निर्देश, विभिन्न प्रकार की घटनाओं, कार्य के परिणाम या ऑडिट के परिणामों की गतिविधि के लिए प्रक्रिया तैयार की जा सकती है।
रिपोर्ट, व्याख्यात्मक और सर्विस नोट
एक ज्ञापन एक दस्तावेज है जो किसी विशेष तथ्य या मुद्दे, निष्कर्ष या प्रस्ताव को बताता है। यह जानने योग्य है कि इसे संगठन के प्रबंधन या उच्च संरचना को भेजा जा सकता है। एक ज्ञापन को एक प्रकार के पत्र के रूप में समझा जाना चाहिए, एक कंपनी में आंतरिक प्रकार के पत्राचार के रूपों में से एक। एक नियम के रूप में, इसे स्ट्रक्चरल डिवीजनों से कंपनी के किसी भी पते पर भेजा जाता है। यहां अपवाद प्रत्यक्ष मार्गदर्शन है। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि एक विशिष्ट कंपनी के अधिकारी द्वारा एक ज्ञापन भी भेजा जा सकता है। नामित दस्तावेज़ को सूचनात्मक, सक्रिय या रिपोर्टिंग के रूप में परिभाषित किया जा सकता है।
एक व्याख्यात्मक नोट को एक पेपर के रूप में माना जाना चाहिए जो मुख्य अधिनियम (कार्यक्रम, रिपोर्ट, योजना) के कुछ प्रावधानों की सामग्री के स्पष्टीकरण के रूप में कार्य करता है। इसके अलावा, वह नेतृत्व से निर्देशों का पालन न करने या अनुशासन के उल्लंघन के कारणों की व्याख्या कर सकती है।
निर्देश
निर्देशों को वर्तमान में दो समूहों में वर्गीकृत किया गया है। पहली श्रेणी में शामिल दस्तावेज एक उद्यम में एक विशेष प्रक्रिया को करने की प्रक्रिया को विनियमित करते हैं, जिसमें अधिकारी, विभाग, और इसी तरह भाग लेते हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यह नौकरी विवरण (दूसरा समूह) है जो विशिष्ट कर्मचारियों के अधिकारों, कर्तव्यों, जिम्मेदारियों और कार्यक्षमता को निर्धारित करता है। ये कागजात उस प्रक्रिया की व्याख्या के रूप में काम कर सकते हैं जिसके अनुसार आदेशों और कानूनों (डिक्री, आदेश, आदि) के निर्देशों को निष्पादित किया जाना चाहिए। यह जोड़ा जाना चाहिए कि नौकरी का विवरणनिश्चित या स्थायी अवधि का हो सकता है। हालांकि, परपेचुअल सिक्योरिटीज की वैसे भी हर 3-5 साल में समीक्षा और समीक्षा की जाती है।
निष्कर्ष
इसलिए, हमने अवधारणा, प्रतिभूतियों के मुख्य वर्गीकरण और विषय के अन्य पहलुओं पर विचार किया है। अंत में, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि आज रूसी संघ के क्षेत्र में कार्यालय का काम काफी विकसित श्रेणी है। मानव जीवन के वर्तमान चरण में, इस गतिविधि में आवश्यक दस्तावेजों के सक्षम और समय पर गठन सुनिश्चित करने के साथ-साथ कृत्यों के साथ काम का आयोजन (अर्थात्, प्राप्त करना, संचारित करना, प्रसंस्करण करना, तैयार करना, नियंत्रित करना, भंडारण करना, पंजीकरण करना, व्यवस्थित करना, तैयारी करना शामिल है) संग्रह करना और नष्ट करना)। कार्यालय प्रौद्योगिकी का विनियमन कई क्षेत्रों के अनुसार कार्यान्वित किया जाता है। मानकीकरण, विधायी विनियमन, साथ ही राष्ट्रीय महत्व के कानूनी और नियामक और पद्धति संबंधी कृत्यों के गठन को शामिल करना उचित है।
एक तरह से या किसी अन्य, संगठन और बाद के रिकॉर्ड रखने के लिए विशेष कौशल और पेशेवर ज्ञान की अनिवार्य उपस्थिति की आवश्यकता होती है। इसलिए, कंपनियों में इस काम के कार्यान्वयन के लिए उपयुक्त विभाग या सेवाएं बनाई जाती हैं। यह ध्यान देने योग्य है कि छोटी फर्मों में, सचिव कार्यालय के काम में लगे होते हैं, और प्रमुख द्वारा अधिकृत कर्मचारी उद्यम के दस्तावेजों की स्थिति के लिए जिम्मेदार होते हैं। किसी भी मामले में, दस्तावेजों के प्रत्येक समूह का अपना स्थान होना चाहिए। आमतौर पर उन्हें विशेष अग्निरोधक अलमारियाँ में संग्रहीत किया जाता है। औरअंत में, कर्मचारियों को अनुचित रिकॉर्ड रखने के लिए अनुशासनात्मक कार्रवाई के अधीन किया जा सकता है। ज्ञान को व्यवहार में लागू करते समय इसे याद रखना चाहिए।
