संचार प्रक्रिया के चरणों में लक्ष्य प्राप्त करने के लिए विशिष्ट स्तर शामिल हैं। प्रक्रिया का अर्थ ही लोगों या लोगों के समूहों के बीच सूचनाओं का लगातार आदान-प्रदान है। मुख्य लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि सूचना प्राप्तकर्ता द्वारा प्राप्त की जाती है और उसके द्वारा पूरी तरह से आत्मसात की जाती है। यह भी महत्वपूर्ण है कि अगर प्रक्रिया के सदस्यों के बीच आपसी समझ नहीं है, तो इसका मतलब है कि लक्ष्य हासिल नहीं किया गया है।
संचार
संचार प्रक्रिया दो प्रतिभागियों के बीच सूचना और सूचना का आदान-प्रदान है। यह कुछ कार्यों के माध्यम से ही प्रकट होता है।
आधुनिक संगठन में संचार कार्य:
- सूचनात्मक। किसी भी प्रकृति की जानकारी का स्वयं प्रसारण शामिल है।
- प्रोत्साहन। व्यक्तियों के बीच बातचीत के लिए सभी विकल्पों को सक्रिय करता है, उदाहरण के लिए, जब आपको विशिष्ट कार्यों की पुष्टि करने, लोगों को व्यवस्थित करने, मूड बदलने की आवश्यकता होती हैवार्ताकार या उसकी मान्यताएँ।
- अवधारणात्मक। एक दूसरे की मानसिक धारणा के लिए जिम्मेदार, लोगों के बीच बाद के संचार को प्रभावित करता है।
- अभिव्यंजक। यह किसी व्यक्ति की धारणा, उसकी भावनात्मक और मनोवैज्ञानिक पृष्ठभूमि की स्थिति को प्रभावित करता है।
प्रक्रिया कार्य और उनके घटक
कुछ कार्यों को करने के लिए सूचना प्रसार की प्रक्रिया को पुन: प्रस्तुत किया जा सकता है। यह सब निम्न की कीमत पर आता है:
- सही प्राथमिकता और लक्ष्य;
- विधि का सर्वोत्तम उपयोग करने के तरीके पर स्पष्टीकरण;
- यह समझना कि एक व्यक्ति समझ गया है कि वास्तव में उसे क्या चाहिए;
- समझ जांच;
- वार्ताकार की अपनी राय को ध्यान में रखते हुए;
- सूचना का आदान-प्रदान;
- आपसी अनुवर्ती योजना;
- सूचना देना कि लक्ष्य हासिल कर लिया गया है।
संचार प्रक्रिया के चरणों में बातचीत के कार्य भी शामिल होते हैं, इसलिए वे उनके गठन का आधार होते हैं। मुख्य बात प्रक्रिया की सभी सूक्ष्मताओं को जानना है। ऐसे में लोगों के बीच समझ में आने में कोई दिक्कत नहीं होगी.
संचार प्रक्रिया के तत्व और चरण
संचार प्रक्रिया के सफल होने के लिए न केवल संचार प्रक्रिया की अवधारणा को जानना आवश्यक है। मुख्य कदम भी महत्वपूर्ण हैं। उनमें से केवल चार हैं। संचार प्रक्रिया और इसके चरण महत्वपूर्ण जानकारी हैं जो प्रतिभागियों के बीच आपसी समझ तक पहुंचने में मदद करते हैं।
- प्रेषक। एक व्यक्ति जो एक विचार के निर्माण के लिए या एकत्रित जानकारी के लिए जिम्मेदार है जिसे वह संचार में किसी अन्य प्रतिभागी को बताना चाहता है।
- संदेश। इसमें सूचना का पूरा परिसर शामिल है जो लिखित या मौखिक रूप से प्रेषित होता है। इस जानकारी का मुख्य घटक एक विचार, कुछ तथ्यात्मक कथन, भावनाओं या अभिभाषक के प्रति दृष्टिकोण है। जानकारी को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया में ही वह व्यक्ति शामिल है जो इसके बारे में बात करता है और विभिन्न इंटरनेट संसाधन जहां आप बिना आँख से संपर्क किए जानकारी प्रदान कर सकते हैं।
- चैनल। यह एक विशिष्ट उपकरण है जिसके माध्यम से सूचना प्रसारित की जाती है। विभिन्न टेलीफोन वार्तालाप, साथ ही मेल, पत्र और मौखिक प्रसारण एक चैनल के रूप में काम कर सकते हैं। इस प्रकार, साधन विभिन्न विकल्प हो सकते हैं, जो अंततः प्राप्तकर्ता को जानकारी प्रदान करते हैं।
- प्राप्तकर्ता। यह एक ऐसे व्यक्ति का प्रतिनिधित्व करता है, जो सभी चरणों को पूरा करने के परिणामस्वरूप, उसके लिए पहले से तैयार की गई जानकारी प्राप्त करता है।
संचार प्रक्रिया, इसके तत्व और चरण, पताकर्ता की पेचीदगियों की पूरी समझ का संकेत देते हैं, क्योंकि गलतफहमी के मामले में प्रश्न, आक्रामकता और अनदेखी के रूप में जटिलताएं उत्पन्न हो सकती हैं।
मंच के उद्देश्य
जब लोगों के बीच बातचीत होती है, तो पता करने वाला और संबोधित करने वाला दोनों चरणों की एक श्रृंखला से गुजरते हैं। संचार प्रक्रिया के मुख्य चरणों के कार्य संदेश का निर्माण, सूचना प्रसारित करने के लिए किसी भी चयनित चैनल का उपयोग करना है। मुख्य बात यह सुनिश्चित करना है कि जैसे ही आप सभी चरणों से गुजरते हैंसूचना की गुणवत्ता नहीं बदली। दूसरे शब्दों में, इसे अपने मूल रूप में ही रहना चाहिए।
कदम
संचार प्रक्रिया के चरण, सूचनाओं का आदान-प्रदान, मुख्य चरण हैं जिनसे आपको प्रक्रिया पूरी करने से पहले गुजरना होगा।
- सबसे पहले एक विचार का प्रकटन होता है;
- इसकी कोडिंग और सूचना प्रसारण चैनल की पसंद;
- वास्तव में प्राप्तकर्ता को संदेश भेजना;
- सूचना की व्याख्या करने की प्रक्रिया, यानी व्याख्या करना;
- प्रतिक्रिया प्राप्त करना।
चरणों को समझने की समस्या का सार
संचार प्रक्रिया की अवधारणा, मुख्य तत्व, चरण सूचना के आदान-प्रदान के घटक हैं। अक्सर यह कुछ जटिलताओं का कारण बनता है जो शर्तों की खराब समझ से जुड़ी होती हैं। मूल रूप से, यह संचार के चरण हैं जो प्रश्न उठाते हैं, इसलिए उनकी परिभाषा, साथ ही लक्ष्यों और परिणामों को जानना महत्वपूर्ण है।
एक विचार का उदय
एक संचार प्रक्रिया की अवधारणा, जिसका मुख्य तत्व ठीक विचार है, लोगों के बीच सफल संचार के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। सबसे पहले, पता करने वाले को एक ऐसा विषय तैयार करने की आवश्यकता होती है जो उसके और वार्ताकार के लिए सामयिक हो। संचार प्रक्रिया के इस चरण में स्वयं प्रेषक की भूमिका महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह वह है जो सूचना को एन्कोड करता है, उसका विश्लेषण करता है और उसे प्रसारित करता है। महत्वपूर्ण बात यह है कि संदेश को न केवल अर्थ में सार्थक बनाना, बल्कि दूसरों के लिए भी समझने योग्य बनाना आवश्यक है। यदि विषय अप्रासंगिक है, तो संचार शुरू होने से पहले ही समाप्त हो जाएगा।
तैयार प्रतीत होने वाली जानकारी सबमिट करने से पहले,इसे कई कारकों को ध्यान में रखते हुए परीक्षण करने की आवश्यकता है। सबसे पहले, निश्चित रूप से, ये वार्ताकार के विचार हैं। यदि प्राप्तकर्ता व्यक्ति से परिचित नहीं है, तो मौसम के बारे में एक वफादार, तटस्थ विषय के साथ शुरू करना बेहतर है और इसी तरह। प्रेषक को पहले से ही पता होने के बाद ही, आप एक गहरी बातचीत शुरू कर सकते हैं, जिसका अर्थ सामान्य हितों पर निर्भर करता है।
एन्कोडिंग और चैनल चयन
संचार प्रक्रिया के पिछले चरण को पार करने के बाद, जानकारी अभी भी "हरी" है, इसे प्रस्तुत करना जल्दबाजी होगी। प्रेषक को उसे उचित इशारों, कोडों से पीटना चाहिए, ताकि पता रुचि देख सके और संदेश को पूरी तरह से समझ सके।
प्रेषक को संदेश भेजने की विधि चुनने का भी अधिकार है, क्योंकि वे विविध हो सकते हैं। यदि लाइव संचार संभव नहीं है, तो ईमेल, वीडियो या ऑडियो संदेश, या एक साधारण एसएमएस संदेश करेगा। लिखित संदेश भेजना भी संभव है, लेकिन आज बहुत कम लोग इस प्रकार का उपयोग करते हैं। मुख्य बात यह सुनिश्चित करना है कि उपयोग किए गए चैनल के कारण जानकारी विकृत न हो।
आधुनिक संचार सिद्धांत में, यह माना जाता है कि संवाद या बहुसंकेतन का संचालन करने का सबसे अच्छा तरीका सूचना प्रसारित करने के कई तरीकों का उपयोग करना है। औसतन, दो चैनलों का उपयोग काफी इष्टतम है। दो चैनलों पर सूचना के प्रसारण समय के बीच अंतर होना चाहिए, क्योंकि एक बार का संदेश काफी हास्यास्पद लगेगा। सही समय चुनना और सबसे आम चैनल विकल्प को पहले लागू करना महत्वपूर्ण है।
उदाहरण के लिए, पहलेप्रेषक एसएमएस के माध्यम से एक संदेश भेजता है, और थोड़ी देर बाद विषय पर लाइव व्यक्ति के साथ अधिक गहराई से चर्चा करता है। इस तरह संचार सफल होगा क्योंकि पुनरावृत्ति के माध्यम से जानकारी को बेहतर ढंग से समझा जा सकेगा।
ट्रांसमिशन
इस स्तर पर, चैनल सक्रियण प्रक्रिया पहले से ही हो रही है, अर्थात प्रसारण हो रहा है। मंच ही संचार नहीं है, यह इस लक्ष्य को प्राप्त करने की भूमिका को पूरा करता है।
कुछ वर्णों के उपयोग के माध्यम से जानकारी पताकर्ता से प्राप्तकर्ता तक जाती है। साइन सिस्टम कई प्रकार के संचार में निहित हैं, उदाहरण के लिए, मौखिक और गैर-मौखिक संचार। इसमें एक विशिष्ट वर्ण प्रणाली शामिल होती है जिसका उपयोग एक व्यक्ति तब करता है जब वे डेटा को दूसरे में स्थानांतरित करना चाहते हैं।
गैर-मौखिक संचार उन सभी संकेतों को एकत्र करता है जिनका उपयोग कोई व्यक्ति शब्दों के बिना कर सकता है। ये हावभाव, चेहरे के भाव, शरीर की हरकत, टकटकी और बहुत कुछ हैं। इन सभी संकेतों की आवश्यकता है ताकि प्रेषक मुख्य संदेश में अधिक से अधिक अभिव्यक्ति और अतिरिक्त अर्थ का परिचय दे सके। ऐसा इसलिए है क्योंकि, एक नियम के रूप में, गैर-मौखिक संचार अपने आप नहीं होता है, यह मौखिक संचार के अतिरिक्त है।
मौखिक संचार में किसी विशेष भाषा के वर्णमाला के अक्षरों और ध्वनियों को संकेतों के रूप में उपयोग करना शामिल है। एक व्यक्ति इन संकेतों को एक निश्चित तरीके से बनाता है और शब्दों को प्राप्त करता है। ये पहले से ही संचार प्रक्रिया की अधिक महत्वपूर्ण इकाइयाँ हैं।
डिकोडिंग
पताकर्ता द्वारा जानकारी प्राप्त होने के बाद, वह हर संभव तरीके से डिकोड करता है, इसे अपने तरीके से पुनर्व्यवस्थित करता है। यानी खुदमंच को प्राप्तकर्ता के अपने विचारों में सूचना के अनुवाद के रूप में समझा जाता है। पताकर्ता द्वारा प्रेषित सभी पात्रों को पताकर्ता द्वारा पूरी तरह से आत्मसात कर लिया जाएगा, और वह यह समझने में सक्षम होगा कि वे उसे क्या बताना चाहते थे। ऐसे समय होते हैं जब प्राप्तकर्ता की प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है, तब संचार इस स्तर पर बंद हो जाता है।
यह एक असमान संचार प्रणाली को व्यक्त करता है, क्योंकि जब प्रेषक सूचना प्रसारित करता है, तो वह पहले अर्थ के अनुसार विचार तैयार करता है, फिर एन्कोड करता है, प्रसारित करता है। डिकोडिंग चरण के पारित होने के साथ-साथ अभिभाषक उसे दिए गए संदेश का अर्थ जानेगा।
प्रतिक्रिया
प्राप्तकर्ता द्वारा सूचना प्राप्त करने की प्रक्रिया और प्रतिक्रिया वह चरण है जिसके द्वारा प्रेषक समझ जाएगा कि संदेश समझा गया है या नहीं। इस स्तर पर, प्राप्तकर्ता को अपने विचारों को वापस भेजने के लिए प्रेषक बनना चाहिए, पूरी समझ और सबूत के रूप में कि संचार सफल रहा।
संचार यह निर्धारित करता है कि पूरी प्रक्रिया में दोतरफा फोकस होना चाहिए। यह आवश्यक है ताकि गलतफहमी के मामले में पता करने वाला ऐसा कह सके। फिर संदेश फिर से भेजा जाएगा, और अधिक समझने योग्य रूप में। बॉस और अधीनस्थ के बीच संबंधों के क्षेत्र में यह धारणा विशेष रूप से प्रासंगिक है। काम को सहज, समझने योग्य बनाने के लिए, कर्मचारियों से प्रतिक्रिया आवश्यक है। अन्यथा, कर्मचारी काम से और बॉस से, और प्रबंधक अपने अधीनस्थों से असंतुष्ट होंगे।
शोर
आम तौर पर शोरचरणों की सूची जगह नहीं लेती है, क्योंकि यह सभी चरणों को पूरा करने का एक कारक है। लेकिन यह काफी महत्वपूर्ण है, क्योंकि बाहरी पर्यावरणीय शोर सूचना को समझने में कठिनाई पैदा कर सकता है। साथ ही, संदेश को खराब तरीके से सुना जा सकता है, इसलिए पता करने वाला पूरी तरह से अलग, झूठा समझेगा। शोर के स्रोत तेज़ संगीत, निर्माण की आवाज़, मशीन के संकेत, और बहुत कुछ हो सकते हैं।
ताकि शोर से संचार में कठिनाई न हो, एक सुखद, शांत वातावरण के साथ एक शांत, शांत जगह का चयन करना आवश्यक है।
