जब एक संगठनात्मक प्रणाली का उल्लेख किया जाता है, तो इसका अर्थ है एक निश्चित संरचना, जिसमें अलग-अलग इकाइयाँ होती हैं। वे कुछ विचारों के आधार पर परस्पर जुड़े हुए हैं। अर्थात्, यह विभागों और कंपनी के लिए निर्धारित लक्ष्यों और किए गए कार्यों के अनुसार निर्भर करता है। यह अधिकारियों (केंद्रों) की उपस्थिति के लिए प्रदान करता है जो निर्णय ले सकते हैं और इकाइयों की गतिविधियों के लिए जिम्मेदार हैं।
सामान्य जानकारी
संगठनात्मक प्रबंधन प्रणालियों के डिजाइन और गठन के मुद्दे न केवल नव निर्मित उद्यमों के लिए, बल्कि उन वाणिज्यिक संरचनाओं के लिए भी प्रासंगिक हैं जो पहले से ही काम कर रहे हैं, लेकिन उन्हें अन्य स्थितियों में कार्य करना होगा। ऐसा करने के लिए, प्रदर्शन किए गए कर्तव्यों और हल किए जाने वाले कार्यों की संरचना और संरचना को बदलना आवश्यक है। इस मामले में पहला कदम औपचारिक निर्माण का विश्लेषण है। ध्यान दिया गयासंरचनात्मक इकाइयों की संरचना, उनमें शामिल कर्मचारियों की संख्या, वे प्रदर्शन किए गए कार्य की जटिलता और संरचना के अनुरूप कैसे हैं, और इसी तरह के पहलू।
विश्लेषण के दौरान उद्यम के सभी महत्वपूर्ण तत्वों का क्रम से अध्ययन करना आवश्यक है। इनमें सूचना समर्थन और बातचीत, संसाधन और तकनीकी आपूर्ति, मौजूदा मांगों के साथ श्रम संसाधनों का अनुपालन और विनिमेयता शामिल हैं। संगठनात्मक प्रबंधन प्रणाली का अध्ययन करते समय, दो प्रश्नों का उत्तर देना आवश्यक है:
- जो पहले से मौजूद है वह किस हद तक कार्रवाई की चुनी हुई रणनीति के कार्यान्वयन में मदद या बाधा उत्पन्न कर सकता है?
- विशिष्ट समस्याओं को हल करने के लिए किन स्तरों को सौंपा जाना चाहिए?
जवाब की तलाश करें
लक्ष्यों से निपटने के लिए काफी कुछ दृष्टिकोण हैं। चूँकि उन सभी पर विचार करना समस्याग्रस्त है, केवल दो पर ही ध्यान दिया जाएगा:
- कलाकारों के लिए व्यक्तिगत कार्यों और लक्ष्यों की विशिष्ट सेटिंग।
- लघु संगठनात्मक विश्लेषण।
दोनों दृष्टिकोणों का उद्देश्य यह प्रकट करना है कि उद्यम के मुख्य कार्य की उपलब्धि में कर्मचारी का व्यक्तिगत योगदान क्या है। संगठनात्मक प्रणालियों के प्रबंधन के तरीके भी महत्वपूर्ण हैं। संक्षेप में, आपको निम्न विधियों का उपयोग करके कार्य करना होगा:
- आत्मनिरीक्षण विधि। प्रशासनिक और प्रबंधन कर्मियों पर विशेष ध्यान दिया जाता है। लक्ष्य कर्मचारियों की दक्षता में सुधार करना हैमानसिक श्रम। मुख्य ध्यान समस्याओं के समाधान, कंपनी की रणनीति के कार्यान्वयन और स्थापित लक्ष्यों की उपलब्धि में योगदान करने पर है। वास्तव में, इस मामले में, बड़े से विवरण तक की आवाजाही प्रदान की जाती है। निम्नलिखित अनुक्रम लागू किया गया है: उद्यम के कार्य - इसकी रणनीति - लक्ष्य - कार्यात्मक संगठन। तभी पद - कर्मचारी - उनके कर्तव्य और प्रेरणा।
- एक बॉटम-अप विश्लेषण विधि। वह पहले से ही व्यक्तिगत कार्यकर्ता और उसके तैयार किए गए कार्यों और लक्ष्यों से शुरू कर रहा है। यह विधि आपको व्यक्तिगत कर्मचारियों के काम को उद्यम की गतिविधियों और कार्यान्वित की जा रही समृद्धि रणनीति से जोड़ने की अनुमति देती है। यद्यपि बहुत बार ऐसी शिकायतें होती हैं कि सैद्धांतिक प्रावधानों को अच्छी तरह से सोचा जाता है, लेकिन व्यवहार में कार्यान्वयन वांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देता है।
आत्मनिरीक्षण पर अधिक
यह विधि आपको प्रभावी सिफारिशें तैयार करने की अनुमति देती है जिसका उद्देश्य काम के दोहराव को कम करके, प्रबंधन लागत को कम करके, प्रबंधकों के कार्यभार को विनियमित करके, कलाकारों के कार्यों को अलग करके कंपनी के संपूर्ण संगठनात्मक ढांचे और प्रदर्शन में सुधार करना है। किए गए कार्य का अंतिम परिणाम क्या है? आत्मनिरीक्षण का उपयोग करके निर्मित संगठनात्मक प्रबंधन प्रणाली, ऐसे सिद्धांतों और विचारों पर उन्मुखीकरण प्रदान करती है:
- प्रबंधन को वास्तविक प्रबंधन के लिए मजदूरी मिलती है। तो ज्यादातर समय यह मार्गदर्शन, माप, तैयारी और निर्देश दे रहा है। उस मेंयोजना बनाने, संगठनात्मक कार्यों में सहायता, वित्तीय योजनाएँ तैयार करने, वर्तमान स्थिति का विश्लेषण करने आदि में मदद करता है।
- नेता के पास पर्याप्त लोग होने चाहिए ताकि वह अपना सारा ध्यान रख सके। लेकिन साथ ही, सभी के लिए पर्याप्त समय होना चाहिए।
- आपको संगठन में लिंक की संख्या कम से कम रखने का प्रयास करना चाहिए।
- कलाकारों को सीमित संख्या में अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए कार्यों में संलग्न होना चाहिए, जिसके पूरा होने से संगठन के लक्ष्यों की उपलब्धि सीधे आगे बढ़ेगी।
- प्रबंधन जो चाहता है उसकी स्पष्ट समझ अक्षम संचार से विकृत हो सकती है। एक बहुत ही सामान्य कारण बहुत बड़ी संख्या में लिंक हैं। नतीजतन, परिवर्तन करने की क्षमता, समस्या को स्वतंत्र रूप से हल करने, अन्य तरीकों को खोजने की क्षमता कम हो जाती है।
किसी भी संस्था में आत्मनिरीक्षण संभव है। इस पद्धति के छह चरण हैं: तैयारी, डेटा संग्रह, सूचना प्रसंस्करण, विश्लेषण, रिपोर्ट, आगे नियंत्रण। नतीजतन, लिखित सिफारिशें जारी की जाती हैं जो संगठनात्मक ढांचे में सुधार के मुद्दों को संबोधित करती हैं।
नीचे से ऊपर विश्लेषण विधि
व्यक्तिगत लक्ष्यों और उद्देश्यों की स्थापना के लिए धन्यवाद, वास्तव में निर्धारित मूल्यों और मापदंडों को प्राप्त करने की प्रक्रिया में कर्मचारी का क्या योगदान है। इस पर ध्यान दिया गया:
- प्रत्येक कर्मचारी की कार्य प्रक्रिया को कार्यों, लक्ष्यों और के साथ एकीकृत करने के लिए सही परिस्थितियों को ध्यान में रखते हुएरणनीतियाँ जो संगठनात्मक संरचना की पर्याप्तता सुनिश्चित करती हैं।
- ऐसी परिस्थितियाँ बनाना ताकि हर कोई सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए इच्छुक हो।
- नीचे से ऊपर की विश्लेषण पद्धति भी आपको व्यक्तिगत कार्य का मूल्यांकन करने की अनुमति देती है।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि विचाराधीन दृष्टिकोण का उपयोग न केवल विश्लेषण के लिए किया जा सकता है, बल्कि संगठन के प्रबंधन से जुड़ी कुछ प्रमुख समस्याओं को हल करने में भी किया जा सकता है। इनमें शामिल हैं:
- लक्ष्य को प्राप्त करने की प्रक्रिया की परिभाषा संवाद के माध्यम से इसकी स्थापना और इसे प्राप्त करने के तरीके के बारे में।
- कर्मचारियों को प्रदर्शन अपेक्षाओं पर ध्यान केंद्रित करना।
- कुछ कार्यों को हल करने के लिए समय सीमा के ठोसकरण के कारण कार्य निष्पादन कार्यक्रम का गठन।
- पेरोल प्रणाली के प्रबंधन की सुविधा, काम पर अपने कर्तव्यों और उपलब्धियों के उत्कृष्ट प्रदर्शन के लिए पारिश्रमिक जारी करने के लिए एक उचित आधार बनाने की क्षमता।
- यह आकलन करना कि क्या किसी कर्मचारी को पदोन्नत किया जाना चाहिए और उसकी अच्छी कमाई होनी चाहिए।
इसलिए, यह विधि संगठनात्मक और कानूनी प्रबंधन प्रणाली द्वारा बहुत अच्छी तरह से पूरक है, जो अधिकतम स्थितियों के दृष्टिकोण को मानकीकृत करती है।
कार्यों के बारे में
मुख्य और सबसे महत्वपूर्ण हैं: संगठन, योजना, विनियमन, समन्वय, प्रेरणा, नियंत्रण और विनियमन। यह संरचना, नियमों, संस्कृति, प्रक्रियाओं में अभिव्यक्ति पाता है। संगठनात्मक प्रणाली का प्रबंधन प्रदान करता हैसमय और स्थान में तत्वों का प्रबंधन करने के लिए विधियों और तकनीकों के एक सेट का उपयोग, उनका तर्कसंगत संयोजन, स्थापित संबंध। सबसे अनुकूल परिस्थितियों को बनाने के लिए प्रयास करना आवश्यक है। इस मामले में, संगठनात्मक प्रणालियों के प्रबंधन के कार्यों को स्पष्ट रूप से लिखा जाना चाहिए, सहमत होना चाहिए, और विभिन्न व्यक्तियों की जिम्मेदारियों को सीमित करना चाहिए।
और ये सिर्फ शब्द नहीं हैं। यह याद रखना चाहिए कि कार्य विशेष प्रकार की विशिष्ट प्रबंधन गतिविधियाँ हैं जो श्रम विभाजन की प्रक्रिया में उभरी हैं। उनमें से प्रत्येक प्रबंधन कार्यों के एक जटिल में कार्यान्वित किया जाता है। आपको यह भी याद रखने की आवश्यकता है कि कार्य दोहराव वाली गतिविधियाँ हैं। उन्हें एक व्यक्ति, इकाई या उनमें से समूह द्वारा किया जा सकता है। कार्यों और संरचना की संख्या कई कारकों पर निर्भर करती है: उत्पादन विकास का पैमाना, स्तर और संरचना, संगठन का आकार, अन्य समान सुविधाओं के साथ कंपनी का संबंध, स्वतंत्रता और तकनीकी उपकरणों का स्तर।
विशिष्ट कर्तव्यों का पालन
प्रबंधन के कार्यों को संगठन की गतिविधियों को दिशा और सेवा प्रदान करनी चाहिए। उनमें से प्रत्येक का एक विशिष्ट उद्देश्य, दोहराव, सामग्री की एकरूपता होनी चाहिए। साथ ही, कार्य वस्तुनिष्ठ होने चाहिए। यह उन परिस्थितियों में प्रबंधन प्रक्रिया की आवश्यकता से निर्धारित होता है जहां लोगों का संयुक्त कार्य सुनिश्चित होता है। इसके अलावा, कार्य प्रशासनिक तंत्र के आकार और संरचना को निर्धारित करने का आधार हैं। यह सभी अपेक्षाकृत अलग-थलग एकजुट होना चाहिए, हालांकि आम तौर पर अटूट रूप से जुड़ा हुआ हैसंरचनाएं। कई मायनों में, वे संगठनात्मक प्रबंधन प्रणाली के लक्ष्यों से प्रभावित होते हैं।
कार्यों की सूची
इस विषय को बेहतर ढंग से समझने के लिए, आइए देखें कि व्यवहार में हमें क्या करना है:
- संगठन समारोह। योजनाओं और कार्यक्रमों के व्यावहारिक कार्यान्वयन में लगे हुए हैं। यह एक संगठन के निर्माण, इसकी संरचना के गठन, विभागों और कर्मचारियों के बीच काम के वितरण के साथ-साथ उनकी गतिविधियों के समन्वय के माध्यम से लागू किया जाता है।
- मोटिवेशनल फंक्शन। यह लोगों की जरूरतों को निर्धारित करने के साथ-साथ उनसे मिलने के लिए इस मामले में सबसे प्रभावी और उपयुक्त तरीका चुनने में माहिर है। यह सब संगठन के सामने आने वाले लक्ष्यों को प्राप्त करने की प्रक्रिया में कर्मचारियों की अधिकतम रुचि सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है।
- नियंत्रण। त्रुटियों, आसन्न खतरों, आवश्यक मानकों से विचलन की समय पर पहचान करना और निरंतर सुधार के लिए आधार बनाना आवश्यक है।
अतिरिक्त सुविधाएं
संगठन के पास पर्याप्त होना चाहिए:
- राशन कार्य। उन्हें वैज्ञानिक रूप से परिकलित मूल्यों को विकसित करने की प्रक्रिया के रूप में माना जाना चाहिए। उनकी मदद से मात्रात्मक और गुणात्मक मापदंडों का आकलन किया जाता है।
- शेड्यूलिंग फ़ंक्शन। कर्मचारियों के लिए निर्धारित लक्ष्यों और कार्यों को लागू करने की प्रक्रिया में वस्तुओं के व्यवहार के सख्त नियमन के लिए यह आवश्यक है।
- समन्वय समारोह। सुनिश्चित करता है कि संगठन सुसंगत है औरनियोजित कार्यों के क्रियान्वयन में समन्वित कार्य।
- विनियमन समारोह। नियंत्रण और समन्वय के साथ सीधे प्रतिच्छेद करता है। यदि बाहरी/आंतरिक वातावरण के प्रभाव में आवश्यक मापदंडों से विचलन होता है, तो स्थिति को समायोजित करना आवश्यक है ताकि यह आवंटित सीमा के भीतर हो।
कार्यों के बारे में
संगठनात्मक प्रणाली एक निश्चित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए बनाई जाती है। उदाहरण के लिए, अधिकतम संभव आय प्राप्त करना। या 100 मिलियन रूबल। जैसा भी हो सकता है, लेकिन लक्ष्य के रास्ते में, आपको कई कार्यों को हल करना होगा जो आपको इसे प्राप्त करने की अनुमति देंगे। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि वे अपने पैमाने, परिणाम, महत्व, भविष्य पर प्रभाव और कार्यान्वयन की जटिलता में भिन्न हैं।
उच्चतम स्तर पर संगठनात्मक प्रणालियों के प्रबंधन के कार्य परिणाम प्राप्त करने के मामले में सबसे महत्वपूर्ण और आवश्यक हैं। आखिरकार, अगर एक जमीनी कार्यकर्ता कुछ गलत करता है, तो यह अभी भी अपेक्षाकृत सहन किया जा सकता है। खासकर यदि आप जल्दी से पहचान लेते हैं और रुक जाते हैं। जबकि शीर्ष प्रबंधन की गलतियों के बहुत अधिक विनाशकारी परिणाम होते हैं। इसके अलावा, उन्हें रोकना काफी मुश्किल है, इसके लिए शेयरधारकों / संस्थापकों के समर्थन को सूचीबद्ध करना आवश्यक है।
लेकिन पहचान प्रक्रिया भी प्रासंगिक है। दरअसल, हमारी स्थितियों में यह इतना व्यवस्थित है कि शीर्ष प्रबंधन की स्थायी आधार पर जाँच नहीं की जाती है। और आप यह पता लगा सकते हैं कि घटनाओं का क्रम उस तरह से नहीं चल रहा है जैसा कि होना चाहिए, या तो नियंत्रण रखने से, घटनाओं के बराबर रखने से, या रिपोर्टिंग में एक विसंगति को देखकर, जोप्रबंधक मालिकों को प्रदान करते हैं। निर्धारित कार्यों को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए, यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि प्रबंधन प्रणाली का एक पर्याप्त संगठनात्मक ढांचा हो, जिसके लिए कोई जवाबदेह व्यक्ति न हो।
विकास के बारे में
संगठनात्मक व्यवस्था पत्थरों की तरह स्थिर नहीं रहती। हमेशा कुछ न कुछ आंदोलन होता है (जरूरी नहीं कि बेहतर के लिए)। लेकिन अगर आप सहस्राब्दियों की ऊंचाई से देखें, तो संगठनात्मक और आर्थिक प्रणालियों के प्रबंधन में अभी भी सुधार और विकास किया जा रहा है। कभी-कभी यह नए तरीकों और दृष्टिकोणों के विकास से प्रभावित होता है। वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति का भी प्रभाव पड़ सकता है। उदाहरण के लिए, सूचना प्रौद्योगिकी के उपयोग के बिना प्रबंधन क्या है? यहां तक कि अगर कोई व्यक्ति व्यक्तिगत उद्यमी की स्थिति में खुद काम करता है, तो कंप्यूटर / स्मार्टफोन रिकॉर्ड रखने में मदद करता है, कर सेवा, सांख्यिकी अधिकारियों और कई अन्य संरचनाओं को डेटा भेजता है।
लेकिन क्या यह कहना संभव है कि अब विकास में ताज तक पहुंचना संभव हो गया है? दुर्भाग्यवश नहीं। यहां तक कि पहले से मौजूद तकनीकों और विधियों के बावजूद, आनन्दित होना जल्दबाजी होगी। आखिर कितनी अलग-अलग आश्चर्यजनक खोजें भविष्य में अभी भी मानवता की प्रतीक्षा कर रही हैं। उदाहरण के लिए, आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस को ही लें। जब इस समाधान का एक नमूना अच्छे प्रदर्शन संकेतकों के साथ विकसित किया जाता है, तो एक कर्मचारी जिसे सोने, आराम करने और वेतन प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं होती है, वह बस आश्चर्यचकित होगा और उसे नई परिस्थितियों के अनुकूल होने के लिए मजबूर करेगा।
