डिजाइन संगठनात्मक संरचनाएं एक चरण-दर-चरण पद्धति है जो वर्कफ़्लो, प्रक्रियाओं और प्रणालियों के बेकार पहलुओं की पहचान करती है, उन्हें वर्तमान व्यावसायिक वास्तविकताओं और लक्ष्यों के लिए पुन: व्यवस्थित करती है, और फिर नए परिवर्तनों को लागू करने की योजना विकसित करती है। इस प्रक्रिया का उद्देश्य व्यवसाय के तकनीकी और कार्मिक दोनों पहलुओं में सुधार लाना है।
अधिकांश कंपनियों के लिए, डिज़ाइन प्रक्रिया के परिणामस्वरूप संगठन, परिणाम (लाभप्रदता, ग्राहक सेवा, आंतरिक संचालन) और व्यवसाय के लिए सशक्त और प्रतिबद्ध कर्मचारियों में अधिक सुधार होता है।
डिजाइन प्रक्रिया की पहचान संगठनात्मक सुधार के लिए एक व्यापक और समग्र दृष्टिकोण है जो कॉर्पोरेट जीवन के सभी पहलुओं को प्रभावित करता है, इसलिए आप सही कार्यप्रणाली विकसित करते समय निम्नलिखित लाभ प्राप्त कर सकते हैं:
- महान ग्राहक सेवा।
- लाभ बढ़ाएँ।
- ऑपरेटिंग में कमीखर्च।
- बेहतर दक्षता और साइकिल समय।
- समर्पित और लगे हुए कर्मचारियों की संस्कृति।
- आपके व्यवसाय को प्रबंधित करने और बढ़ाने के लिए एक स्पष्ट रणनीति।
डिजाइन का तात्पर्य मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं, प्रौद्योगिकियों और प्रणालियों वाले लोगों के एकीकरण से है। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया संगठन यह सुनिश्चित करता है कि कंपनी का रूप उसके उद्देश्य या रणनीति के अनुरूप है, व्यवसाय की वास्तविकताओं से जुड़ी चुनौतियों का सामना करता है, और इस संभावना को बहुत बढ़ाता है कि लोगों के सामूहिक प्रयास सफल होंगे।
जैसे-जैसे कंपनियां बढ़ती हैं और बाहरी वातावरण में चुनौतियां अधिक जटिल होती जाती हैं, व्यावसायिक प्रक्रियाएं, संरचनाएं और प्रणालियां जो एक बार काम करती हैं, दक्षता, ग्राहक सेवा, कर्मचारी मनोबल और वित्तीय लाभप्रदता के लिए बाधा बन जाती हैं।
संगठन जो समय-समय पर अपडेट नहीं होते हैं, उनमें निम्नलिखित लक्षण दिखाई देते हैं:
- अकुशल कार्यप्रवाह जिसमें कोई मूल्य वर्धित विश्लेषण और चरण नहीं हैं।
- अत्यधिक प्रयास ("हमारे पास इसे सही करने का समय नहीं है, लेकिन हमारे पास इसे फिर से करने का समय है")
- बिगड़ा हुआ काम बड़े अच्छे की ओर थोड़ा ध्यान देकर।
- ज्ञान और ग्राहक अभिविन्यास की कमी।
- जवाबदेही की कमी ("यह मेरा काम नहीं है")।
- समस्याओं को पहचानने और हल करने के बजाय कवर और दोष दें।
- निर्णय लेने में देरी।
- लोगों के पास समस्याओं को हल करने की जानकारी या अधिकार नहीं है।
- प्रबंधन, फ्रंट लाइन नहीं, चीजें गलत होने पर समस्याओं को हल करने के लिए जिम्मेदार है।
- इसमें बहुत कुछ लगता हैकुछ करने का समय।
- सिस्टम खराब परिभाषित हैं या दुर्व्यवहार को मजबूत करते हैं।
- कर्मचारियों और प्रबंधन के बीच अविश्वास।
प्रयुक्त तरीके
यह विचार करना महत्वपूर्ण है कि बातचीत की विभिन्न प्रणालियां शामिल हैं। जबकि संगठनात्मक संरचनाओं को डिजाइन करने की प्रक्रिया किसी भी फर्म के आकार, जटिलता और जरूरतों के अनुकूल है, यह ऊपरी प्रबंधन की आंतरिक मांगों तक सीमित नहीं है। प्रत्येक समाधान पथ को व्यक्तिगत रूप से तैयार किया जाता है। सिस्टम स्वयं निम्नलिखित विधियों पर आधारित है, जिन्हें नीचे सूचीबद्ध किया जाएगा।
1. योजना प्रक्रिया का चार्टर
वरिष्ठ अधिकारियों के रूप में, आप वर्तमान व्यावसायिक परिणामों, फर्म की स्थिति, पर्यावरणीय आवश्यकताओं और इस तरह की प्रक्रिया शुरू करने की आवश्यकता पर चर्चा करने के लिए एक साथ आए हैं। आगे की कार्रवाई क्या हैं? आप संगठनात्मक डिजाइन प्रक्रिया के लिए एक चार्टर स्थापित करते हैं। इसमें "परिवर्तन का कारण", वांछित परिणाम, कार्यक्षेत्र, संसाधन आवंटन, समय, भागीदारी, संचार रणनीति, और अन्य पैरामीटर शामिल हैं जो परियोजना का मार्गदर्शन करेंगे।
समय-समय पर, परियोजना परिवर्तन पहल शुरू करने से पहले प्रबंधन या तो एक रणनीतिक योजना प्रक्रिया या एक टीम विकास प्रक्रिया से गुजर सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि वे अपनी रणनीति को कितनी स्पष्ट रूप से समझते हैं और एक टीम के रूप में वे एक साथ कितनी अच्छी तरह काम करते हैं।
2. नई नीति विकास
प्रबंधन टीम (या अन्य जिन्हें इस प्रक्रिया में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया गया है) आगे देखें और संगठनात्मक डिजाइन करेंसंरचनाएं जिनमें "आदर्श भविष्य" के लिए सिफारिशें शामिल हैं। इस स्तर पर, इस प्रक्रिया के चरणों में शामिल हैं:
- अपने मुख्य आयोजन सिद्धांत को निर्धारित करें।
- मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना जिससे ग्राहकों को आय या परिणाम मिले।
- प्रक्रियाओं का प्रलेखन और मानकीकरण।
- मुख्य प्रक्रियाओं के इर्द-गिर्द लोगों को संगठित करना। मुख्य कार्य के लिए आवश्यक कर्मियों की संख्या का निर्धारण।
- कार्यों, कार्यों और कौशल को परिभाषित करें। प्रत्येक टीम फ़ंक्शन के लिए प्रदर्शन मीट्रिक क्या हैं? उन्हें कैसे आंका जाता है और उन्हें जवाबदेह ठहराया जाता है?
- संगठन में विभिन्न टीमों और विभागों के लिए उपकरण, लेआउट और स्टाफ की जरूरतों की पहचान करें।
- समर्थन संसाधनों (वित्त, बिक्री, कर्मियों), मिशन, कर्मियों को परिभाषित करें, और जहां उन्हें स्थित होना चाहिए।
- एक शासन संरचना को परिभाषित करें जो रणनीतिक, समन्वय और परिचालन सहायता प्रदान करती है।
- समन्वय और विकास प्रणालियों में सुधार (भर्ती, प्रशिक्षण, पारिश्रमिक, सूचना साझा करना, लक्ष्य निर्धारण)।
कुछ बिंदु पर, डिजाइन प्रक्रिया संक्रमण योजना में बदल जाती है क्योंकि महत्वपूर्ण कार्यान्वयन तिथियां निर्धारित की जाती हैं और नई परियोजना के कार्यान्वयन के लिए विशिष्ट कार्य योजनाएं बनाई जाती हैं।
और इस कदम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा संगठन के अन्य सदस्यों को प्रगति के बारे में बताना है। एक संचार योजना विकसित की गई है जो लोगों को इस बारे में शिक्षित करती है कि क्या हो रहा है। शिक्षा जागरूकता और समावेश लाती हैप्रत्येक के - दायित्वों की शुरुआत के लिए।
3. परियोजना कार्यान्वयन
अब काम प्रोजेक्ट को जीवंत करना है। संगठनात्मक संरचनाओं को डिजाइन करने के तरीकों में हमेशा कार्यान्वयन के तत्व शामिल होने चाहिए। उनके बिना, कार्य नहीं चलेंगे। लोगों को प्राकृतिक कार्य समूहों में संगठित किया जाता है जो नई योजना, टीम कौशल और पहल समूहों के गठन को सीखते हैं। नई नौकरी भूमिकाओं का पता लगाया जाता है और इकाई के भीतर और बाहर नए संबंध स्थापित होते हैं।
उपकरण और तकनीकी साधनों को पुनर्व्यवस्थित किया जा रहा है। पारिश्रमिक प्रणाली, प्रदर्शन सुधार प्रणाली, सूचना विनिमय, निर्णय लेने और प्रबंधन प्रणाली को बदल दिया गया है और समायोजित किया गया है। इसमें से कुछ जल्दी किया जा सकता है। कुछ कंपनियों को अधिक विवरण की आवश्यकता हो सकती है और उन्हें लंबी अवधि में लागू किया जा सकता है।
दिशानिर्देश
संगठनात्मक डिजाइन विधियां विभिन्न व्यावसायिक कार्य करती हैं। वे विशिष्ट उद्देश्यों को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। बदलती जरूरतों के साथ संगठनात्मक संरचना को संरेखित करने के प्रयास भी किए जाने चाहिए। एक अच्छी प्रणाली न केवल संचार की सुविधा प्रदान करती है, बल्कि विभिन्न क्षेत्रों में दक्षता भी लाती है। इसलिए विकास करते समय सिद्धांतों पर ध्यान देना जरूरी है।
1. दक्षता को प्रोत्साहित करना
किसी उद्यम के संगठनात्मक ढांचे को डिजाइन करने में कर्मचारियों के लिए कुछ सकारात्मक तत्व शामिल होते हैं। जवाब में, आपको कर्मचारियों से सकारात्मक प्रतिक्रिया मिल सकती है। संगठनात्मक संरचना का मुख्य उद्देश्य विभिन्न कार्यों में दक्षता लाना है।व्यवस्थित कार्य में कोई कसर नहीं छोड़ी जाएगी, और इसे अधिकतम करने के लिए प्रत्येक क्रिया को समन्वित किया जाएगा।
संगठन के सदस्य दिए गए संसाधनों से वस्तुओं और सेवाओं के उत्पादन को अधिकतम करने का प्रयास करते हैं। विभिन्न अपशिष्टों और हानियों को नियंत्रित करने के लिए व्यवस्थित, तर्कसंगत और समन्वित प्रयास किए जा रहे हैं। संचालन की दक्षता सुनिश्चित करने के लिए विभिन्न संगठनात्मक मॉडल विकसित किए गए हैं। वे अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए दृढ़ हैं।
2. संचार
एक उद्यम के संगठनात्मक ढांचे को डिजाइन करने में सभी विभागों में संपर्क बनाने का क्षण शामिल है। संचार हर संगठन में नंबर एक समस्या है। एक अच्छी संरचना किसी संगठन में काम करने वाले व्यक्तियों के बीच संचार का एक उचित माध्यम प्रदान करती है। स्थापित रिपोर्टिंग संबंध, और रिपोर्ट करने वालों के पदानुक्रम को भी एक अच्छी संरचना में दर्शाया गया है। एक क्षैतिज, लंबवत और पार्श्व संचार प्रक्रिया की आवश्यकता है, और यह एक सुनियोजित संरचना द्वारा किया जाता है।
3. संसाधनों का इष्टतम उपयोग
संसाधनों का उचित आवंटन भी उनके इष्टतम उपयोग में मदद करता है। संगठन के संगठनात्मक ढांचे को डिजाइन करना सामान्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए गतिविधियों को अधिक महत्वपूर्ण स्थान प्रदान करता है। घटनाओं को सिस्टम में उनके महत्व के अनुसार रखा जाता है, और संसाधनों को आवंटित करने के लिए उपयुक्त सिफारिशें की जाती हैं। व्यवसाय के विकास के लिए इष्टतम परिसंपत्ति आवंटन आवश्यक है।
4. नौकरी से संतुष्टि
अच्छाएक संगठन के संगठनात्मक ढांचे को डिजाइन करना यह सुनिश्चित करता है कि व्यवसाय में काम करने वाले विभिन्न लोगों के कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से सौंपा गया है। उनके ज्ञान, अनुभव और विशेषज्ञता के अनुसार नौकरियों का वितरण किया जाता है। लोगों को अपना काम समझाने का मौका मिलता है। जब लोग सीमा के भीतर काम कर सकते हैं, तो नौकरी से संतुष्टि होगी।
5. रचनात्मक सोच
संगठनात्मक संरचनाओं को डिजाइन करने के सिद्धांतों में आइटम स्वतंत्र रूप से योजना बनाना और अपना काम करना शामिल हो सकता है। यह व्यक्ति को कार्यों को पूरा करने के नए और बेहतर तरीके सोचने और विकसित करने की अनुमति देता है। संगठनात्मक संरचना लोगों को उन जगहों पर रखने की कोशिश करती है जहां वे सबसे उपयुक्त हैं। कई लोगों ने कंपनी के एक विशेष हिस्से में अपनी रचनात्मकता के माध्यम से प्रबंधकीय सोच के विकास में योगदान दिया है।
6. प्रबंधन में आसानी
संगठनात्मक संरचनाओं को डिजाइन करने के सिद्धांत भी इस प्रक्रिया के अनुकूलन पर आधारित हैं। व्यवसाय में काम करने वाले बहुत से लोग हैं। उनके कार्यों को परिभाषित किया जाना चाहिए और संगठन की आवश्यकताओं के अनुसार जिम्मेदारियां सौंपी जानी चाहिए। एक अच्छी संरचना विभिन्न पदों पर काम करने वाले लोगों के बीच संबंध स्थापित करने में मदद करेगी। संगठनात्मक प्रणाली वह तंत्र है जिसके द्वारा प्रबंधन विभिन्न व्यक्तियों की गतिविधियों का निर्देशन, समन्वय और नियंत्रण करता है।
एक सुविचारित संरचना प्रबंधन और व्यवसाय चलाने दोनों में मदद करेगी। यह गारंटी है कि कोई भी गतिविधि अप्राप्य नहीं छोड़ी जाती है और काम को वितरित किया जाता हैइसे करने वाले व्यक्तियों की क्षमताओं के अनुसार। सुविचारित संगठनात्मक डिजाइन कदम अच्छे प्रबंधन के लिए एक बड़ी सहायता हैं। उन पर विचार करें।
डिजाइन चरण
बनाई जा रही प्रणाली को व्यवसाय की आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए। यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कार्यबल का इष्टतम उपयोग किया जाता है और विभिन्न कार्यों को ठीक से किया जाना चाहिए। विभिन्न पदों पर बैठे लोगों के बीच सौहार्दपूर्ण संबंध आवश्यक हैं। संरचनात्मक डिजाइन एक महत्वपूर्ण कार्य है जिस पर सावधानीपूर्वक विचार किया जाना चाहिए। नीचे उन मुख्य बिंदुओं को सूचीबद्ध किया जाएगा जिन पर पूरी योजना तैयार की जा रही है।
चरण 1: गतिविधियों को परिभाषित करना
फर्म के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए की जाने वाली कार्रवाइयों को परिभाषित किया जाना चाहिए। विभिन्न लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए किए जाने वाले कार्यों और इन कार्यों से जुड़े कार्यों को परिभाषित करना भी आवश्यक है। संगठनात्मक संरचना को डिजाइन करने के इस चरण के बिना, प्रबंधक वांछित परिणाम प्राप्त करने में सक्षम नहीं होंगे।
मुख्य गतिविधियों को प्रत्येक उद्योग के कई उपप्रकारों में विभाजित किया गया है। प्रजातियों को परिभाषित करते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि उनमें से कोई भी गतिविधियों के दोहराव से नहीं बचा है, और विभिन्न कार्यों को समन्वित तरीके से किया जाता है।
चरण 2: गतिविधियों को समूहीकृत करना
निकट से संबंधित और समान गतिविधियों को विभागों और उद्योगों के लिए समूहीकृत किया जाता है। गतिविधियों के बीच समन्वय उचित संचय के माध्यम से ही प्राप्त किया जा सकता है। समूहीकृत दृश्यगतिविधियों को विभिन्न पदों पर सौंपा जा सकता है। व्यक्तियों को निर्देश देने से अधिकार और जिम्मेदारी बनती है। संगठनात्मक संरचनाओं के डिजाइन में यह कारक आपको किसी विशेष कर्मचारी के महत्व को बढ़ाने की अनुमति देता है। विभिन्न विभागों के निचले स्तरों पर प्राधिकरण को प्रत्यायोजित किया जाता है और जिम्मेदारियां स्थापित की जाती हैं।
चरण 3: प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल
प्रतिनिधिमंडल एक प्रशासनिक प्रक्रिया है जहां लोग जिम्मेदार बनाकर कुछ अलग करते हैं। जब किसी संगठन में अलग-अलग नौकरियां बनाई जाती हैं, तो उन व्यक्तियों को नौकरी सौंपी जाती है। काम पूरा करने के लिए, आपको प्राधिकरण की आवश्यकता है। जिम्मेदारी के वितरण के अनुसार अलग-अलग व्यक्तियों को अधिकार सौंपे जाते हैं। संगठनात्मक प्रबंधन संरचना को डिजाइन करने का अंतिम चरण स्पष्ट रूप से इसे प्रतिबिंबित करना चाहिए। कार्य असाइनमेंट की प्रक्रिया में, संगठन में प्राधिकरण बनाया जाता है, एक प्रणाली जो यह निर्धारित करती है कि कौन औपचारिक रूप से किसके साथ बातचीत करेगा।
एक अच्छी प्रणाली की विशेषताएं
संगठनात्मक संरचना को डिजाइन करने से पता चलता है कि बनाए गए उपकरण को कंपनी की विभिन्न आवश्यकताओं और आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि प्रत्येक कंपनी का प्रबंधन का अपना अनूठा रूप होता है। यदि हम सुविधाओं को समग्र रूप से देखें, तो संक्षेप में, वे निम्नलिखित की तरह दिखाई देंगी।
1. अधिकार की स्पष्ट रेखा
संगठनात्मक शासन संरचनाओं को डिजाइन करने की मूल बातें एक बुनियादी पदानुक्रम के निर्माण के साथ शुरू होती हैं। ऊपर से नीचे तक अधिकार की स्पष्ट रेखा होनी चाहिए। प्राधिकरण का हस्तांतरण चरणों में और सौंपे गए कार्य की प्रकृति के अनुसार किया जाना चाहिए। सभी मेंसंगठनों को किसी विशेष व्यक्ति को सौंपे गए कार्य और अधिकार की पूरी समझ होनी चाहिए। इस स्पष्टता के अभाव में भ्रम, विवाद और संघर्ष होगा।
2. प्राधिकरण का पर्याप्त प्रतिनिधिमंडल
संगठनात्मक ढांचे को डिजाइन करने के कार्यों में जिम्मेदारियों का सक्षम वितरण भी शामिल है। प्राधिकार का प्रत्यायोजन स्थापित उत्तरदायित्व के अनुरूप होना चाहिए।
यदि सौंपे गए कार्य को प्राप्त करने के लिए पर्याप्त शक्ति नहीं है, तो कार्य पूरा नहीं होगा। कभी-कभी प्रबंधक अधीनस्थों को उचित अधिकार दिए बिना कार्य सौंपते हैं, जो उनकी ओर से निर्णय लेने की कमी को दर्शाता है। अपर्याप्त असाइनमेंट अधीनस्थों के लिए समस्याएँ पैदा करेंगे क्योंकि वे स्थापित आवश्यकता को पूरा करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं।
3. प्रबंधन के निम्न स्तर
संगठनात्मक संरचना के डिजाइन तत्वों को जटिल पैटर्न से बचना चाहिए। जहां तक संभव हो, प्रबंधन के स्तर को कम करना आवश्यक है, लेकिन उचित सीमा के भीतर। इन स्तरों की संख्या जितनी अधिक होगी, पहुंच में उतनी ही अधिक देरी होगी। निर्णयों को ऊपर से नीचे स्थानांतरित करने में अधिक समय लगेगा।
इसी तरह, निचले स्तरों से जानकारी को शीर्ष पर पहुंचने में लंबा समय लगेगा। प्रबंधन स्तरों की संख्या संचालन की प्रकृति और पैमाने पर निर्भर करती है। प्रत्येक समस्या के लिए संरचनाओं की कोई विशिष्ट संख्या निर्दिष्ट नहीं की जा सकती है, लेकिन उन्हें न्यूनतम रखने के प्रयास किए जाने चाहिए। यह अनुकूलन लागत कम करेगासमय।
4. नियंत्रण सीमा
संगठनात्मक शासन संरचनाओं को डिजाइन करने की प्रक्रिया में निरीक्षण कार्य भी शामिल होने चाहिए। पर्यवेक्षण की डिग्री उन लोगों की संख्या को संदर्भित करती है जो एक प्रबंधक सीधे पर्यवेक्षण कर सकता है। एक व्यक्ति को केवल उन अधीनस्थों की संख्या पर नज़र रखनी चाहिए जिनके साथ वह सीधे संवाद कर सकता है।
पर्यवेक्षित किए जाने वाले लोगों की संख्या सार्वभौमिक रूप से निर्धारित नहीं की जा सकती क्योंकि यह कार्य की प्रकृति पर निर्भर करेगा। एक अच्छी तरह से प्रबंधित समूह को निगरानी में रखने का प्रयास किया जाना चाहिए, अन्यथा अक्षमता और खराब प्रदर्शन होगा।
5. सादगी और लचीलापन
संगठनात्मक ढांचे को डिजाइन करने के दृष्टिकोण जटिल नहीं होने चाहिए। आपको नियंत्रण के अनावश्यक स्तर नहीं जोड़ने चाहिए। एक अच्छी संरचना को अस्पष्टता और भ्रम से बचना चाहिए। बदलती जरूरतों को समायोजित करने के लिए सिस्टम को लचीला भी होना चाहिए।
विस्तार या विविधीकरण हो सकता है, जिसके लिए कर्तव्यों और जिम्मेदारियों के पुनर्वर्गीकरण की आवश्यकता होगी। संगठनात्मक संरचना को मूल तत्वों को समायोजित किए बिना नए परिवर्तनों को शामिल करने में सक्षम होना चाहिए। यह आपको पहले दर्ज किए गए सभी प्रावधानों को बदलने की अनुमति नहीं देगा।
मूल तत्व
संगठनात्मक डिजाइन विश्लेषण कंपनी की प्रतिभा तैनाती रणनीति को दिखाना चाहिए। यह परिनियोजन व्यावसायिक लक्ष्य को प्राप्त करता है या नहीं, यह आंशिक रूप से समग्र आंतरिक प्रणाली की ताकत पर निर्भर करता है। संगठनात्मक डिजाइन लोगों के बीच कामकाजी संबंध बनाता है, जिम्मेदारी की सीमाएं स्थापित करता है औरनिर्धारित करता है कि कौन किसके प्रति जवाबदेह है।
कंपनी की संरचना करने के कई तरीके हैं। संगठनात्मक प्रबंधन संरचनाओं को डिजाइन करने के लिए सही सिद्धांत फर्म की जरूरतों और आकांक्षाओं से उत्पन्न होते हैं। इसके आधार पर वे सही लोगों को बढ़ावा देते हैं।
1. रणनीति
संगठनात्मक डिजाइन के लिए सबसे अच्छा तरीका कंपनी की रणनीतिक योजनाओं को ध्यान में रखता है। इस बीच, इस तरह की गतिविधियां कंपनी के दृष्टिकोण से अनुसरण करती हैं। मिशन - एक व्यवसाय के अस्तित्व का कारण - उसका उद्देश्य।
विजन कंपनी की सर्वोच्च उपलब्धि है, निर्धारित कार्यों का क्रियान्वयन। सभी रणनीति दृष्टि को साकार करने का प्रयास करती है, और संगठनात्मक संरचना को इन प्रयासों का समर्थन करना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक कंपनी जिसने विदेशी बाजारों में विस्तार करने का फैसला किया है, वह भौगोलिक डिवीजनों में समेकित हो सकती है। एक अद्यतन संरचनात्मक डिजाइन के लिए रणनीति कॉल में परिवर्तन
2. पर्यावरणीय कारक
जिस कारोबारी माहौल में कर्मचारी काम करते हैं उसे संगठनात्मक डिजाइनरों द्वारा नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है। एक अप्रत्याशित, तेजी से बदलती प्रणाली के लिए लचीलेपन, अनुकूलन क्षमता और अंतर-एजेंसी सहयोग की आवश्यकता होती है।
ऐसी स्थिति में, एक यांत्रिक प्रकार के उद्यम के प्रबंधन के संगठनात्मक ढांचे का डिजाइन कर्मचारियों की निपुणता और प्रतिक्रियात्मकता पर लगाम लगाएगा। इसके बजाय, डेवलपर्स एक जैविक, क्षैतिज प्रणाली का निर्माण कर सकते हैं जो सरकार के स्तर को समतल करती है और निर्णय लेने को विकेंद्रीकृत करती है। साथ ही, एक स्थिर वातावरण एक यंत्रवत संरचना में नियंत्रण, अच्छी तरह से परिभाषित कार्यों और केंद्रीकृत प्राधिकरण के उपयोग की अनुमति देता है।अपनी बढ़ती शक्ति के ऊर्ध्वाधर स्तरों के साथ।
3. कंपनी का आकार
छोटे व्यवसायों की अक्सर अलग-अलग भूमिकाएँ होती हैं, अनौपचारिक होते हैं और कई नियम नहीं लिखते हैं। चूंकि कंपनी व्यवस्थित रूप से उभरती है, इसलिए उस पर एक औपचारिक, यंत्रवत संरचना थोपने की कोशिश करना एक गलती होगी। इस मामले में संगठनात्मक संरचना और प्रणाली के डिजाइन में आंतरिक गतिविधियों के संचालन के अनिवार्य और रूढ़िवादी तत्व शामिल नहीं होने चाहिए।
यह बेकार की कार्रवाई होगी। इसके अलावा, अनावश्यक नौकरशाही संचालन में हस्तक्षेप कर सकती है। बड़े संगठनों को अधिक नियंत्रण और निरीक्षण की आवश्यकता होती है। एक यंत्रवत संरचना स्पष्ट जवाबदेही और जवाबदेही बनाती है और इसलिए बड़ी संख्या में कर्मचारियों वाली कंपनियों के लिए उपयुक्त है।
4. कंपनी की उम्र
कंपनी के जीवन की शुरुआत में, इसका छोटा आकार जैविक संरचनात्मक गुण प्रदान करता है जो लचीलेपन और चपलता को बढ़ावा देता है। जैसे-जैसे फर्म विकसित और विस्तारित होती है, यह शुरू होती है:
- नियमों, नीतियों और प्रक्रियाओं को जोड़कर मशीनीकरण करें;
- स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्य निर्धारित करें;
- व्यापक आंतरिक नियंत्रण प्रणाली और कमांड चेन लागू करें।
संक्षेप में, परिपक्वता नौकरशाही को जन्म देती है। कंपनी जितनी पुरानी होगी, उतनी ही अधिक संभावना होगी कि आंतरिक प्रणाली बोझिल हो जाएगी, जिससे नवाचार, अनुकूलन क्षमता और त्वरित प्रतिक्रिया में बाधा उत्पन्न होगी। संगठनात्मक डिजाइन प्रक्रिया को इस बात को ध्यान में रखना चाहिए कि पुरानी कंपनी को खुद को कम करने के लिए किस हद तक पुनर्गठन की आवश्यकता हैयंत्रीकृत प्रणाली। अन्यथा, गंभीर प्रबंधकीय और कार्मिक समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं।
संरचनात्मक परियोजनाएं
संरचनात्मक डिजाइनों के अपने फायदे और नुकसान होते हैं, इसलिए डिजाइनरों को हर कदम पर ध्यान से विचार करना चाहिए। यहां दो सामान्य विषय कार्यात्मक और संभागीय विभाजन हैं। कार्यात्मक संरचना उत्पादन, विपणन और वित्त जैसी गतिविधियों के अनुसार विभागों का निर्माण करती है।
क्लस्टर की गई गतिविधियां दक्षता बढ़ाती हैं लेकिन विभागों के बीच अवरोध पैदा कर सकती हैं। विभागीय संरचना लोगों को उत्पाद, ग्राहक, या भौगोलिक स्थिति के अनुसार समूहित करती है, प्रभावी रूप से अपनी मार्केटिंग, वित्तीय और विनिर्माण क्षमताओं के साथ छोटी कंपनियों का निर्माण करती है। यह विभागों को केंद्रित और उत्तरदायी रखता है, लेकिन विभागों और कंपनी के बीच समग्र रूप से व्यावसायिक गतिविधि को दोहराता है।
नियंत्रण प्रकार योजना
ऑर्गन चार्ट औपचारिक प्रकार के डिज़ाइन का एक दृश्य प्रतिनिधित्व है। योजना प्रत्येक उद्योग में संगठन की संरचना, संबंधों और पदों के सापेक्ष स्तरों को दर्शाती है। यह अधीनस्थों के लिए नियंत्रण की दिशा को रेखांकित करके कार्यस्थल को व्यवस्थित करने में मदद करता है।
यहां तक कि एक छोटा-सा व्यवसाय भी किसी प्रकार के संगठनात्मक चार्ट का उपयोग करके देख सकता है कि किन कार्यों को करने की आवश्यकता है। इस तरह की योजना और दृष्टि कार्य की संरचना करती है और सभी कार्यों को महसूस करने और उभरती संचार समस्याओं को हल करने में मदद करती है।समस्याएं।
संगठन चार्ट निम्नलिखित लाभ प्रदान करते हैं:
- संगठनात्मक, सेवा और कॉर्पोरेट जानकारी को प्रभावी ढंग से संप्रेषित करें।
- प्रबंधकों को संसाधन निर्णय लेने के लिए सक्षम करें, परिवर्तन प्रबंधन के लिए एक आधार प्रदान करें, और पूरे संगठन में परिचालन संबंधी जानकारी का संचार करें।
- व्यवसाय तक सब कुछ पारदर्शी और पूर्वानुमेय तरीके से होना चाहिए।
- औपचारिक व्यापार पदानुक्रम के लिए एक त्वरित प्रतिस्थापन प्रदान करता है।
- संगठन में सभी को बताता है कि किसके लिए जिम्मेदार है और किसे रिपोर्ट करता है।
संगठनात्मक डिजाइन विचारों पर निश्चित रूप से कुछ प्रतिबंध हैं:
- वे स्थिर और अनम्य हैं, अक्सर अप्रचलित हो जाते हैं क्योंकि फर्म बदलते हैं और विकास के चरणों से गुजरते हैं।
- वे यह समझने में मदद नहीं करते हैं कि एक अनौपचारिक संगठन में वास्तव में क्या चल रहा है। हकीकत यह है कि संगठन अक्सर काफी अराजक होते हैं।
- आउटसोर्सिंग, सूचना प्रौद्योगिकी, रणनीतिक गठजोड़ और नेटवर्क अर्थव्यवस्था के कारण वे फर्म की बदलती सीमाओं का सामना नहीं कर सकते।
शुरुआती चरणों में, एक व्यवसाय औपचारिक संगठनात्मक संरचना स्थापित नहीं करने का निर्णय ले सकता है। हालांकि, विकास के सफल होने के लिए स्पष्ट रूप से परिभाषित योजना के बिना भी फर्म का अस्तित्व होना चाहिए। अधिकांश छोटे व्यवसाय संगठनात्मक चार्ट को उपयोगी पाते हैं क्योंकि वे मालिक या प्रबंधक को हर उद्योग और दिशा में विकास और परिवर्तन को ट्रैक करने में मदद करते हैं।
निष्कर्ष
यह डिजाइन दृष्टिकोण गुणवत्ता, ग्राहक सेवा में महत्वपूर्ण सुधार लाता है,चक्र समय, कम टर्नओवर और अनुपस्थिति, उत्पादकता को 25 से बढ़ाकर कम से कम 50% कर दिया। अच्छी खबर यह है कि योजना का उपयोग लगभग किसी भी प्रकार और व्यवसाय के आकार के लिए किया जा सकता है। डिजाइन को पूरा करने के लिए आवश्यक समय की अवधि फर्म की प्रकृति, आकार और संसाधनों के आधार पर भिन्न होती है। बड़ी और जटिल परियोजनाओं को दिनों के भीतर पूरा किया जा सकता है। छोटी फर्मों को बहुत कम समय और संसाधनों की आवश्यकता होती है।
