संचार किसी भी संगठन की सफलता के लिए आवश्यक है। यह किसी भी उद्यम का एक प्रकार का "संचार प्रणाली" है। सफल अधिकारियों, शीर्ष प्रबंधकों और सक्षम पेशेवरों ने बड़े पैमाने पर संचार कौशल के कारण सफलता हासिल की है। पारस्परिक, समूह और संगठनात्मक संचार को कैसे मजबूत और विकसित किया जाए, इसका विस्तार से वर्णन हमारे लेख में किया जाएगा।
संचार प्रक्रिया - यह क्या है?
संचार सूचनाओं के आदान-प्रदान की एक प्रक्रिया है, जिसके आधार पर प्रबंधक प्रभावी निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी प्राप्त करता है, और उद्यम के कर्मचारियों के लिए किए गए निर्णय भी लाता है। खराब संचार प्रदर्शन के मामले में, निर्णय गलत हो सकते हैं। लोग अच्छी तरह से नहीं समझ पाएंगे कि अधिकारियों को उनसे क्या चाहिए, और यह पारस्परिक संबंधों में टूटने से भरा है। संचार प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता अक्सर द्वारा निर्धारित की जाती हैनिर्णयों की गुणवत्ता और भविष्य में उन्हें कैसे लागू किया जाएगा।
सूचना पारस्परिक और संगठनात्मक संचार के कार्यान्वयन में एक विशेष भूमिका निभाती है। यह संचार का परिणाम है, संचार प्रक्रिया की बाहरी अभिव्यक्ति। किसी व्यक्ति के मौखिक व्यवहार में सूचना एक विशेष स्थान रखती है। यह एक विषय से दूसरे विषय में जाता है। साथ ही, व्यक्ति, समूह या संपूर्ण संगठन यहां विषय के रूप में कार्य कर सकते हैं।
संचार विचारों, मतों, कौशलों, तथ्यों, धारणाओं या संवेदनाओं को संप्रेषित करके किया जा सकता है। इसे प्रतिक्रिया में वांछित प्रतिक्रिया प्राप्त करने की आवश्यकता है। इसी समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि संगठनात्मक संचार और सूचना प्रणाली अलग-अलग घटनाएं हैं, हालांकि वे परस्पर जुड़े हुए हैं। इस प्रकार, संचार केवल वही नहीं है जो प्रसारित होता है, बल्कि यह भी है कि यह "कुछ" कैसे प्रसारित होता है। सूचना संचार प्रक्रिया का केवल एक अभिन्न अंग है।
संगठनात्मक संचार प्रणाली
संचार एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें दो या दो से अधिक लोग कुछ सूचनाओं का आदान-प्रदान करते हैं। संगठनात्मक संचार का मुख्य लक्ष्य आदान-प्रदान की जाने वाली सूचनाओं की समझ हासिल करना है। आखिरकार, एक्सचेंज का तथ्य ही कार्यान्वित प्रक्रिया की सफलता की गारंटी नहीं देता है।
संगठनात्मक संचार प्रणाली में कई विषय शामिल हैं:
- प्रेषक - एक व्यक्ति जो एक विचार उत्पन्न करता है या प्रसारण के लिए जानकारी का चयन करता है;
- चैनल - सूचना के एक सेट को प्रसारित करने का एक साधन;
- प्राप्तकर्ता - सूचना प्राप्त करने वाला और उसकी व्याख्या करने वाला व्यक्ति;
- संदेश - विशिष्ट वर्णों की एक श्रृंखला में एन्कोड की गई सीधी जानकारी।
प्रेषक और प्राप्तकर्ता दो मुख्य निकाय हैं। संचार प्रक्रिया के दौरान, वे कई परस्पर संबंधित चरणों से गुजरते हैं। उनका काम एक संदेश की रचना करना और इसे प्रसारित करने के लिए एक चैनल का उपयोग करना है ताकि दोनों पक्ष मूल विचार की एक ही तरह से व्याख्या करें। यह एक कठिन कार्य है, क्योंकि प्रत्येक अगला कदम विचार के अर्थ को विकृत कर सकता है।
पारस्परिक और संगठनात्मक संचार के चार चरण इस तरह दिखते हैं:
- एक विचार उत्पन्न करना;
- वांछित सूचना प्रसारण चैनल की कोडिंग और चयन;
- सूचना का प्रसारण;
- डिकोडिंग।
प्रत्येक चरण के बारे में थोड़ा और।
संचार तत्व
अक्सर, संचार प्रक्रिया में केवल कुछ सेकंड लग सकते हैं, और इसलिए, इसमें किसी विशिष्ट चरण को एकल करना काफी कठिन होता है। फिर भी, समाजशास्त्रियों ने संचार प्रक्रिया के चार मुख्य चरणों की पहचान की और उनका विश्लेषण किया।
पहले चरण को विचार निर्माण कहते हैं। संगठनात्मक संचार एक प्रक्रिया है जो कुछ सूचनाओं के निर्माण से शुरू होती है। प्रेषक संदेश देकर समस्या का समाधान करता है। अक्सर ऐसे प्रयास पहले चरण में ही विफल हो जाते हैं, क्योंकि प्रेषक विचार के बारे में सोचने में पर्याप्त समय नहीं लगाता है।
कई विशेषज्ञ महत्व पर जोर देते हैं, यहां तक कि प्रमुख भीपहले चरण का मूल्य। अमेरिकी गृहयुद्ध के नायक जेफरसन डेविस ने एक बार कहा था, "इससे पहले कि आप सोचना शुरू करें, बात करना शुरू न करें।" आपको हमेशा उस विचार के बारे में सोचना चाहिए जिसे आप प्राप्तकर्ता को बताना चाहते हैं। आपको इस विचार की प्रासंगिकता और पर्याप्तता के साथ-साथ विशिष्ट स्थिति और उद्देश्य के बारे में सुनिश्चित होना चाहिए।
दूसरे चरण को एन्कोडिंग और चैनल चयन कहा जाता है। संचार की संगठनात्मक संस्कृति को उस विचार के सुधार की आवश्यकता है जिसे प्रेषक कुछ प्रतीकों में व्यक्त करना चाहता है। यह शब्द, हावभाव, स्वर या कुछ और हो सकता है। यह कोडिंग है जो एक विचार को एक संपूर्ण संदेश में बदल देती है।
विचार को अच्छी तरह से संप्रेषित करने के लिए, प्रेषक को एक ऐसा चैनल चुनना होगा जो एन्कोडिंग के लिए उपयोग किए जाने वाले वर्णों के प्रकार के अनुकूल हो। सबसे प्रसिद्ध भाषण, लेखन और विभिन्न प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक मीडिया हैं: वीडियो रिकॉर्डिंग, ई-मेल, कंप्यूटर आदि। सामग्री का प्रसारण संभव नहीं है यदि चैनल चयनित पात्रों के भौतिक रूप के लिए उपयुक्त नहीं है। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि यदि चैनल पहले चरण में विकसित विचार से मेल नहीं खाता है तो संचार प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता कम हो सकती है।
पारस्परिक, समूह या संगठनात्मक संचार की प्रक्रिया में तीसरा चरण सूचना का सीधा प्रसारण है। प्रेषक संदेश देने के लिए चैनल का उपयोग करता है - एन्कोडेड विचार भौतिक रूप से प्रसारित होता है।
आखिरकार, अंतिम चरण को डिकोडिंग कहा जाता है। रिसीवर प्रेषक द्वारा रचित प्राप्त वर्णों का अनुवाद करता हैअपने विचार। संचार की पूर्णता प्रक्रिया के दो विषयों द्वारा विचार के निर्माण से जुड़ी है।
संचार के प्रकार
संगठनात्मक संचार एक व्यापक और बहुत बड़ी प्रक्रिया है जिसमें कई अलग-अलग तत्व होते हैं। सबसे आम वर्गीकरण के अनुसार, संचार प्रक्रिया को आंतरिक और बाहरी में विभाजित किया गया है। बाहरी प्रक्रिया संगठन और बाहरी वातावरण के बीच की बातचीत है। इसके अलावा, बाहरी कारक संगठन की गतिविधियों को दृढ़ता से प्रभावित करते हैं।
व्यवसाय अपने बाहरी वातावरण के घटकों के साथ संवाद करने के लिए विभिन्न माध्यमों का उपयोग करते हैं। मौजूदा संभावित उपभोक्ताओं को विज्ञापन या माल को बढ़ावा देने के अन्य माध्यमों के माध्यम से आवश्यक जानकारी प्राप्त होती है। यहाँ सबसे महत्वपूर्ण एक निश्चित छवि है जो संगठनात्मक छवि का निर्माण करती है।
दूसरे प्रकार के संचार को आंतरिक कहते हैं। ये विभिन्न स्तरों और विभागों के बीच अंतर-संगठनात्मक लिंक हैं। वे औपचारिक या अनौपचारिक हो सकते हैं।
औपचारिक संचार लिंक उद्यम की संगठनात्मक संरचना, प्रबंधन स्तरों और कार्यात्मक इकाइयों के बीच संबंध द्वारा निर्धारित घटनाएं हैं। अनौपचारिक संचार तथाकथित "अफवाह चैनल" हैं। अफवाहों को हमेशा गलत जानकारी नहीं माना जाता है। अध्ययनों से पता चलता है कि 80% से अधिक संगठनात्मक अफवाहों का एक बहुत ही वास्तविक और अच्छी तरह से स्थापित घटना आधार है।
संगठनात्मक संचार अनौपचारिक चैनलों की सबसे व्यापक प्रणाली है। इसमें निम्न प्रकार की जानकारी शामिल हो सकती है:
- संगठनात्मक ढांचे को बदलना;
- आगामी पदोन्नति और स्थानान्तरण;
- संगठनात्मक विवादों का विवरण;
- आगामी उत्पादन में कटौती;
- अनौपचारिक बैठकें, आदि
एक अन्य वर्गीकरण के अनुसार, संगठनात्मक संचार की संरचना स्तरों द्वारा निर्मित होती है। तो, सूचना हस्तांतरण की प्रक्रियाओं को लंबवत रूप से लागू किया जा सकता है - अर्थात, वे अवरोही और आरोही हो सकते हैं। सूचना प्रक्रियाओं का अवरोही समूह उच्च स्तर से निचले स्तर पर सूचना का स्थानांतरण है - उदाहरण के लिए, जब किसी कर्मचारी से कार्यों, प्राथमिकताओं, वांछित परिणामों आदि के बारे में पूछा जाता है। प्रस्तावों, रिपोर्टों के रूप में ऊपर की ओर संचार किया जाता है, व्याख्यात्मक नोट्स, आदि
आपको विभागों, कार्यकारी समूह और अधिकारियों, ट्रेड यूनियन प्रतिनिधियों और प्रबंधन आदि के बीच संचार प्रक्रियाओं को भी उजागर करना चाहिए।
संचार बाधाओं के प्रकार
संचार की संगठनात्मक संस्कृति की प्रभावशीलता को तथाकथित बाधाओं - पारस्परिक बाधाओं के कारण काफी कम किया जा सकता है। सिस्टम स्तर पर, उन्हें कई प्रकारों में विभाजित किया जाता है।
पहला अवरोध अवधारणात्मक स्थितियों के कारण हो सकता है। एक प्रबंधक या शासी संरचना के किसी अन्य प्रतिनिधि का काम "व्यक्ति के लिए वास्तविकता" निर्धारित करने के लिए, धारणा के सार को समझना है। यह ज्ञात है कि लोग अपने वातावरण में वास्तविक घटनाओं पर नहीं, बल्कि प्रतिक्रिया करते हैंइन घटनाओं को समझने के तरीके। धारणा को प्रभावित करने वाले कारकों को समझकर कई बाधाओं को दूर किया जा सकता है।
अवधारणात्मक अवरोध का सबसे आम उदाहरण प्राप्तकर्ता और प्रेषक की गतिविधि के क्षेत्रों के बीच संघर्ष है। एक ही जानकारी की व्याख्या उनके अनुभव के आधार पर अलग-अलग तरीकों से की जा सकती है। लोग अपने हितों, विचारों, आवश्यकताओं और भावनात्मक स्थिति को ध्यान में रखते हुए चुनिंदा जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
अगले संगठनात्मक संचार अवरोध को सिमेंटिक कहा जाता है। शब्दार्थ शब्दों के प्रयोग और उन्हें अर्थ देने का विज्ञान है। अक्सर कुछ शब्द गलतफहमियों का कारण बनते हैं, क्योंकि वे संदर्भ के आधार पर अपना अर्थ बदल सकते हैं।
गैर-मौखिक बाधाएं संचार बाधाओं का तीसरा समूह हैं। हम शब्दों को छोड़कर किसी भी पात्र के बारे में बात कर रहे हैं। यह एक मुस्कान, तनावपूर्ण चेहरा, उभरी हुई भौहें, आंखों का संपर्क और बहुत कुछ है। यहां विशेष रूप से महत्वपूर्ण है इंटोनेशन - शब्दों का उच्चारण कैसे किया जाता है। एक और एक ही वाक्यांश को एक अलग चरित्र, एक असमान भावनात्मक अर्थ दिया जा सकता है।
अप्रभावी प्रतिक्रिया संगठनात्मक संचार में चौथा समस्याग्रस्त कारक है। भेजे गए संदेश पर कम से कम कुछ प्रतिक्रिया का मूल्य हर कोई जानता है। अन्यथा, पार्टियों में से कोई एक संचार को विफल मानेगा।
संगठनात्मक संचार प्रणाली में समस्या का समाधान
वर्तमान में, कई रणनीतियों को विकसित किया गया हैसंचार बाधाओं को प्रभावी ढंग से दूर करना और संगठनात्मक कर्मचारियों के स्तर पर संचार की दक्षता में सुधार करना।
सबसे पहले, उद्यम के प्रबंधन को अपने कर्मचारियों के संचार कौशल के विकास पर ध्यान देना चाहिए। विषयों के बीच बातचीत का सबसे लोकप्रिय तरीका सक्रिय सुनना है। इस तकनीक का अर्थ श्रोता की क्षमता में निहित है कि वह वक्ता को वह कहने में मदद करे जो वह शुरू में बताना चाहता था। सक्रिय श्रवण के कई सिद्धांत हैं:
- प्रश्न पूछें, लेकिन स्पीकर को बीच में न रोकें;
- वार्ताकार को अपने पास बिठाएं, एक दोस्ताना और गर्मजोशी भरा माहौल बनाएं;
- धैर्य रखें और सीखने के चरण के दौरान संघर्ष से बचें;
- वार्ताकार में सहानुभूति और रुचि प्रदर्शित करें;
- ध्यान भटकाने की कोशिश करें, बाहरी हस्तक्षेप से बचें।
दूसरा, मालिकों को अपनी इच्छाओं और विचारों को आगे बढ़ाने से पहले उन्हें स्पष्ट करने की आवश्यकता है। उन मुद्दों और समस्याओं के बारे में नियमित रूप से सोचना और विश्लेषण करना आवश्यक है जिन्हें संचरण की वस्तु बनाने की आवश्यकता है।
दक्ष संगठनात्मक संचार तकनीकों के उपयोग के माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है जैसे फीडबैक देना, "बाहर से देखना", संभावित समस्याओं की संवेदनशीलता आदि।
पारस्परिक संचार
संगठनात्मक संचार के किसी भी रूप को तभी सफल माना जाएगा जब उसके मुख्य तत्व गुणात्मक रूप से बने हों -पारस्परिक संचार की घटना। दो या दो से अधिक विषयों के बीच संचार को सही ढंग से कैसे डिजाइन करें? आरंभ करने के लिए, कुछ सिद्धांतों को ध्यान में रखना चाहिए:
- जो कहा या भेजा गया था उसके विनाश की अपरिवर्तनीयता;
- प्रतिक्रिया संचार प्रक्रिया की एक अनिवार्य शर्त के रूप में;
- समाज में पारस्परिक संचार की अपरिवर्तनीयता और अनिवार्यता।
संचार के तीन मुख्य रूप हैं। यह एक प्रसिद्ध संवाद, एकालाप और बहुवचन है। यह बाद का रूप है जो संचार के एक संगठनात्मक रूप के निर्माण में एक विशेष भूमिका निभाता है।
संचार प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के तरीके
प्रतिक्रिया पर विशेष ध्यान दें। यह संगठनात्मक संचार का एक अनिवार्य तत्व है। इस घटक की भूमिका को कम करके नहीं आंका जा सकता है। यह प्रतिक्रिया है जो संचार प्रक्रिया को सबसे गुणात्मक और प्रभावी बनाती है।
ध्यान रखें कि फीडबैक समय पर और स्पष्ट रूप से संरचित होना चाहिए। इसमें एक संक्षिप्त मूल संदेश और कई स्पष्ट प्रश्न होने चाहिए। मूल संदेश का मूल्यांकन करना अवांछनीय है - नकारात्मक और सकारात्मक दोनों।
प्रतिक्रिया प्राप्त करने का सबसे सामान्य और विश्वसनीय तरीका प्रश्न पूछना है। अक्सर, उन्हें आने वाले संदेश की तुलना प्राप्तकर्ता मूल रूप से सुनना चाहता था। वही प्रेषक के लिए जाता है: वह प्राप्तकर्ता से अतिरिक्त प्रश्न पूछ सकता है ताकि भेजी गई सामग्री की तुलना मूल रूप से तैयार की जाने वाली सामग्री से की जा सके।
के लिएसंगठनात्मक संचार का प्रभावी प्रबंधन, कर्मचारियों के तकनीकी संचार कौशल विकसित करने का प्रयास करना आवश्यक है - अर्थात् मेमो लिखना, फैक्स, ई-मेल आदि का उपयोग करना।
प्रबंधन प्रणाली और संचार की संस्कृति स्पष्ट रूप से स्थापित होनी चाहिए। आधुनिक संगठन कॉर्पोरेट प्रकार की "हॉट लाइन्स" का उपयोग कर सकते हैं - जब कर्मचारी किसी भी समय सूचना विनिमय का उपयोग कर सकते हैं, स्पष्ट प्रश्न पूछ सकते हैं, अपने विचार और मूल्य निर्णय व्यक्त कर सकते हैं, संयुक्त पिकनिक, भ्रमण आदि का आयोजन कर सकते हैं। ये सभी संगठनात्मक संचार के अनौपचारिक उदाहरण हैं।
तो, संगठनात्मक संचार की प्रभावशीलता में सुधार करने के कुछ तरीके हैं। साथ ही, एक प्रश्न प्रासंगिक बना रहता है: डेटा विनिमय और संचार प्रक्रियाएं बिल्कुल क्यों आवश्यक हैं? उनका क्या अर्थ है और उनका क्या अर्थ है? आइए इसे और जानने की कोशिश करते हैं।
संगठनात्मक प्रक्रिया में संचार का महत्व
संचार प्रक्रियाओं के विकास में आधुनिक काल हमें इस घटना का मूल्यांकन सामाजिक उत्पादन की जरूरतों से निर्धारित उत्पाद के रूप में करने की अनुमति देता है। श्रम, भूमि और पूंजी जैसे पारंपरिक कारक तभी काम करेंगे जब डेटा विनिमय और संचार प्रक्रियाओं का प्रभावी ढंग से उपयोग किया जाएगा।
संचार को सूचना हस्तांतरण और प्रतिक्रिया की एक प्रणाली के रूप में समझा जाता है। यह ज्ञान, बौद्धिक संपदा, विभिन्न प्रकार की सूचनाओं आदि का आदान-प्रदान है। प्रबंधकीय संचार गतिविधियों में विशेषज्ञता की प्रक्रिया पर प्रकाश डाला गया हैएक विशेष प्रकार की पेशेवर सेवा, जिसका उद्देश्य सभी प्रकार की संगठनात्मक पूंजी का प्रभावी गठन और सक्षम विकास है। यह लक्ष्य केवल सूचना प्रसारित करने के लिए विशेष तकनीकों, उपकरणों, विधियों और तंत्र के उपयोग के माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है।
यह ज्ञात है कि संचार के बिना कोई संचार नहीं है, और संचार के बिना किसी भी समूह के अस्तित्व का कोई सवाल ही नहीं हो सकता है। इस प्रकार, संचार समूह के विकास और उसके जीवन के लिए एक परिभाषित शर्त है।
सभी संचार को दो समूहों में विभाजित किया जा सकता है: औपचारिक और अनौपचारिक। पहले समूह में निर्धारित प्रकार के तत्व शामिल हैं, जो कि नियंत्रण प्रक्रिया में होते हैं। अनौपचारिक प्रकार के संचार का एक छोटा हिस्सा होता है। वे अनायास उठते हैं और अक्सर चर्चा नहीं की जाती है। साथ ही, प्रत्येक कर्मचारी अपने अस्तित्व के तथ्य से अवगत है।
एक प्रबंधक या अन्य नेता को संचार के साधनों में अच्छी तरह से महारत हासिल करनी चाहिए। उनकी जिम्मेदारियों में संचार की प्रक्रिया में प्राप्त उपकरणों का सही उपयोग, बाधाओं और बाधाओं पर काबू पाना शामिल है।
संचार का संगठनात्मक व्यवहार प्रबंधकों को जानकारी और कलाकारों को निर्णय देना है। संचार प्रक्रियाओं के बिना, एक संगठन का निर्माण करना असंभव है, साथ ही मानव गतिविधि के समन्वय को सुनिश्चित करना भी असंभव है।
इस प्रकार, सूचना हस्तांतरण प्रक्रिया हर चीज में मदद करती है: यह आपको किसी विशेष संगठन और बाहरी वातावरण के बीच एक संबंध प्रदान करने, व्यवस्थित करने की अनुमति देती हैसभी प्रबंधन कार्यों की बातचीत और किए गए निर्णयों की निरंतरता।
संचार नेटवर्क के प्रकार
संगठनात्मक संचार की प्रणाली के बारे में बात करते समय, संचार नेटवर्क की अवधारणा को अलग करना आवश्यक है। एक लाइन से जुड़ी दो संगठनात्मक इकाइयों को चैनल कहा जाता है। सूचना हस्तांतरण के समय, एक चैनल दो या दो से अधिक संगठनात्मक इकाइयों को जोड़ सकता है। इस प्रकार एक सूचना नेटवर्क बनता है - किसी भी संगठन के लिए काफी सामान्य घटना।
नेटवर्क खुले और बंद हैं। उपलब्ध चैनलों के माध्यम से सूचना के प्रवाह में खुले लोगों के लिए कोई बाधा नहीं है। यह, उदाहरण के लिए, एक "श्रृंखला" है - सूचना के हस्तांतरण के लिए एक रैखिक कनेक्शन। "श्रृंखला" दोहराव, नियमित संचालन के लिए प्रभावी है, लेकिन लगातार बदलती परिस्थितियों में काम करने के लिए खराब रूप से अनुकूल है। एक समान योजना "व्हील" है। सारी जानकारी देर-सबेर उस कर्मचारी के पास जाएगी जो केंद्रीय पद पर है।
सूचना प्रसारित करने के तरीके में बंद नेटवर्क सीमित हैं। उनका उपयोग उन संगठनों द्वारा किया जाता है जो व्यापार रहस्य रखते हैं।
